Программа дело отправка корреспонденции. Преимущества для государственных организаций. Поддержка больших массивов документов

ИНСТРУКЦИЯ

по работе в СЭД «Дело»

(толстый клиент)

1.Вход в СЭД «Дело» 3

2.Работа в кабинете 4

3.Регистрация документов 7

3.1 Регистрация входящих документов 7

3.2Регистрация обращений граждан 14

3.3Регистрация исходящих документов 20

4.Формирование проекта резолюции 35

5Утверждение проекта резолюции 43

7Принятие к исполнению и ввод подчиненной резолюции 47

8Исполнение резолюции 56

9Создание проекта исходящего письма 58

9.1Создание проекта исходящего письма во исполнение входящего документа 58

9.2Создание инициативного проекта документа 65

9.3Создание версий проекта 65

10Снятие поручений с контроля 68

11Визирование проекта документа 72

12Подписание проекта 76

1. ^

   Вход в СЭД «Дело»

Рис. 1 – Вход в систему

1. 
   Нажать кнопку «Ввод». Откроется главное окно программы.

Рис. 2 – Главное окно СЭД «Дело»

В верхней части главного окна программы находятся поля Картотека и Кабинет , содержащие наименование текущей картотеки и кабинета. По умолчанию в них устанавливаются названия картотеки и кабинета, которые определены для данного пользователя.

^ Функции модуля «Документы»:

1. 
   Регистрация документов – используется для регистрации входящей, исходящей корреспонденции и обращений граждан. При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. К карточке прикрепляются графические образы документов.
2. 
   ^ Функция «Кабинеты» – используется для работы с документами, требующими исполнения, а также для работы с проектами документов. В терминах системы кабинет – это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, приписанным к данному кабинету.
3. 
   ^ Поиск документов и личные папки – используется для поиска документов/проектов документов по различным критериям. Для хранения результатов поиска можно использовать личные папки. Для повторного использования поисковые запросы можно сохранить.
4. 
   ^ Опись дел – данная функция обеспечивает просмотр документов, списанных в дела, а также ведение самих дел. Кроме того, эта функция используется для выгрузки информации о делах в БД системы «Архивное дело».
5. 
   ^ Отправка документов – функция работает в двух режимах: в режиме «Неотправленные документы» осуществляется работа с документами, готовыми к отправке, и выполняется отметка отправки документов; в режиме «Контроль за квитками о регистрации» отслеживается поступление уведомлений о регистрации отправленных документов, присылаемых из систем «ДЕЛО» организаций-адресатов.

1. ^

   Работа в кабинете

В папке «Поступившие» находятся записи об РК документов и резолюциях, которые уже поступили в кабинет, но еще не приняты к исполнению.

В папку помещаются документы если:

• 
  
• 
  
• 
  Записи об РК, направленные в текущий кабинет из другого кабинета по команде «Переслать РК»;
• 
  Записи об РК, внутренним адресатом которых является владелец текущего кабинета (при условии, что проставлена отметка об отправке РК данному адресату);

Рис. 3 – Содержимое кабинета (1 - 4 случай)

• 
  Записи об РК, исполнителем поручения которых является владелец текущего кабинета. Графы таблицы «Автор/№ пункта, «Текст», «План.», «Исполнитель» заполнены.

Рис. 4 – Содержимое кабинета (5 случай)

^ В папку «На исполнении» попадают документы если:

• 
  в поле РК «Кому» указано должностное лицо, являющееся владельцем текущего кабинета;
• 
  в поле «Кому» указано подразделение, начальник которого является владельцем текущего кабинета;
• 
  Записи об РК документов, принятые к исполнению, но еще неисполненные (т.е. записи об РК, перемещенные из папки «Поступившие» по команде «Принять к исполнению»);
• 
  Записи об РК, посланные владельцу текущего кабинета из другой папки текущего кабинета по команде «Переслать РК»;
• 
  Записи об РК, в которых автор резолюции и исполнители поручения являются владельцами данного кабинета.

^ В папке «На контроле» находятся все записи о поручениях (как контрольных, так и неконтрольных), авторами или контролерами которых являются владельцы текущего кабинета.

^ В папке «У руководства» находятся записи об РК документов, по которым были подготовлены проекты резолюций, отправленные на утверждение владельцу текущего кабинета (лицу, указанному в качестве автора резолюции). Доступ к данной папке получает сотрудник, который формирует проекты резолюций для руководителя и после утверждения делает их рассылку.

^ В папке «На рассмотрении» находятся записи об РК документов, к которым был подготовлен проект резолюции, и отправлен на рассмотрение владельцу данного кабинета (лицу, указанному в качестве автора резолюции). Записи об РК с проектами резолюций исчезают из данной папки при выполнении команды «Вернуть» в окне проекта резолюции.

^ В папке «В дело» хранятся записи об РК документов, подлежащих списанию в дело. Помещать записи о документах в данную папку кабинета могут только пользователи, являющиеся владельцами этого кабинета.

^ Папка «Управление проектами» предназначена для работы с проектами документов. Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. СЭД «Дело» поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта. Все созданные проекты документов хранятся в папке «Управление проектами», в которой исполнитель отслеживает состояние проектов и ведет дальнейшую работу.

^ Папка «На визировании» содержит перечень записей об РКПД, присланных на визирование владельцам данного кабинета. Если один проект документа должны завизировать несколько должностных лиц – владельцев текущего кабинета, то в папке будет находиться несколько записей, соответствующих его РКПД (по количеству визирующих владельцев кабинета). Отличаться эти записи будут только содержанием графы «Визирующий».

^ Папка «На подписи» содержит перечень записей об РКПД, присланных на утверждение (на подпись) владельцам данного кабинета. Если один проект документа должны подписать несколько должностных лиц – владельцев текущего кабинета, то в папке будет находиться несколько записей, соответствующих его РКПД (по количеству подписывающих владельцев кабинета). Отличаться эти записи будут только содержанием графы «Подпись».

1. ^

   Регистрация документов

3.1 Регистрация входящих документов

1. 
   

Рис. 5 – Главное окно СЭД «Дело»

1. 
   

Рис. 6 – Выбор группы документов

1. 
   Нажать кнопку «Выбрать».

Рис. 7 – Регистрационная карточка входящего документа

1. 
   В открывшейся регистрационной карточке в поле «Корр.» ввести первые буквы названия организации и нажать кнопку «Enter». Поле заполнится автоматически названием организации, если оно присутствует в справочнике.

Рис. 8 – Раздел «Корреспонденты»

1. 
   При отсутствии организации в справочнике «Организации» произойдет переход в данный справочник. В окне «Выбор из справочника Организации» нажать на кнопку «Добавить орг.».

Рис. 9 – Добавление новой организации в справочник

1. 
   В окне регистрации новой организации заполнить поля «Наименование», «Город», «Адрес».

Рис. 10 – Регистрация новой организации

Рис. 11 – Заполнении информации об организации

1. 
   Нажать кнопку «Записать».
2. 
   Нажать кнопку «Выбрать».
3. 
   Нажать кнопку «Выбрать». Поля «Корр.» и «Подписал» заполнятся значениями.

Рис. 12 – Выбор организации

1. 
   В РК в разделе «Корреспонденты» заполнить с клавиатуры поле «Исх. №».
2. 
   В поле «Дата» кликните двойным щелчком.
3. 
   В появившемся календаре выбрать дату и нажать кнопку «Ввести».
4. 
   
5. 
   Заполнить с клавиатуры поле «Состав».
6. 
   Указать вид доставки из предлагаемого списка.

Рис. 13 – Выбор значения из справочника «Вид доставки»

1. 
   В поле «Кому» ввести первые буквы фамилии руководителя, на имя которого пришел документ, и нажать кнопку «Enter». Поле «Кому» автоматически заполнится фамилией руководителя.
2. 
   Заполнить с клавиатуры поле «Содерж.».
3. 
   
4. 
   В открывшемся справочнике «Рубрики» выбрать рубрики своей организации.

Рис. 14 – Справочник «Рубрикатор»

1. 
   Щелкнуть по нужной рубрике.

Рис. 15 – Выбор рубрики из справочника «Рубрикатор»

1. 
   Нажать кнопку «Выбрать».
2. 
   Нажать кнопку «ОК».
3. 
   Отсканируйте поступивший документ для того чтобы приложить его электронный образ в регистрационную карточку.
4. 
   Нажать правой кнопкой на отсканированном документе и выбрать из меню действие «Копировать».
5. 
   

Рис. 16 – Добавление электронного образа документа

Рис. 17 – Регистрационная карточка входящего документа

1. ^

   Регистрация обращений граждан

1. 
   

Рис. 18 – Главное окно СЭД «Дело»

1. 
   Щелкнуть мышкой на нужной группе документов.

Рис. 19 – Выбор группы документа

1. 
   Нажать кнопку «Выбрать».

Рис. 20 – Добавление электронного образа документа

1. 
   В регистрационной карточке обращения в поле «Гражд.» ввести первые буквы фамилии заявителя и нажать кнопку «Enter». Поле заполнится автоматически фамилией заявителя, если оно присутствует в справочнике.

Рис. 21 – Поиск по справочнику «Граждане»

1. 
   При отсутствии заявителя в справочнике «Граждане» произойдет переход в данный справочник. В окне «Выбор из справочника Граждане» нажать на кнопку «Добавить гражданина» либо на клавишу F2.
2. 
   В окне регистрации нового заявителя заполнить поле «Фамилия».
3. 
   Заполнить поле «Город» с клавиатуры.
4. 
   Заполнить поле «Индекс» с клавиатуры.
5. 
   Заполнить с клавиатуры поле «Адрес».
6. 
   Напротив поля «Регион» нажать на стрелку.
7. 
   Выбрать регион и нажать кнопку «Выбрать».
8. 
   Напротив поля «Статус» нажать на стрелку.
9. 
   Щелкнуть на нужном статусе обратившегося и нажать кнопку «Выбрать».
10. 
    В разделе «Пол» установить флажок на нужном значении.
11. 
    Нажать кнопку «Записать».

Рис. 22 – Ввод информации о гражданине

1. 
   Нажать кнопку «Выбрать». Поля раздела «Корреспонденты» автоматически заполнятся введенной информацией о гражданине.
2. 
   Ввести первые буквы фамилии в поле «Кому» и нажать клавишу Enter. Поле заполнится нужным значением.
3. 
   Указать статус обращения: анонимное или коллективное.
4. 
   Заполнить поле «Содерж.» с заглавной буквы.
5. 
   Нажать на кнопку «Рубр(0).». Данное поле является множественным реквизитом.
6. 
   

Рис. 23 – Выбор рубрикатора

1. 
   Нажать кнопку «Выбрать».
2. 
   Нажать кнопку «ОК».
3. 
   Указать в поле «Состав» количество листов обращения.
4. 
   Выбрать из списка вид доставки.
5. 
   Заполнить поле «Доступ» нужным значением из списка.
6. 
   Отсканировать обращение.
7. 
   
8. 
   В разделе «Файлы» нажать кнопку «Вставить».
9. 
   После того, как заполнены все реквизиты, в окне регистрационной карточке обращения нажать кнопку «Записать РК».

Рис. 24 – Ввод информации о гражданине

1. ^

   Регистрация исходящих документов

   1. 
      В главном окне программы «Дело» для регистрации документов нажать кнопку «Регистрация документов».

Рис. 25 – Главное окно программы «Дело»

1. 
   В появившемся окне выбрать нужную группу документов.

Рис. 26 – Выбор группы документа

1. 
   В открывшейся регистрационной карточке исходящего документа в поле «Подп.(0)» вписать первые буквы фамилии руководителя, подписавшего документ.
2. 
   Нажать кнопку «Enter». Система покажет варианты найденных соответствий в случае, когда совпадений несколько, либо сразу заполнит поле «Подп.(0)», если совпадение одно.
3. 
   Заполнить поле «Содерж.» с помощью клавиатуры.
4. 
   В поле «Исполн.» вписать первые буквы фамилии исполнителя.
5. 
   Нажать кнопку «Enter». Система покажет варианты найденных соответствий в случае, когда совпадений несколько, либо сразу заполнит поле «Исполн.», если совпадение одно.

Рис. 27 – Заполенение РК исходящего документа

1. 
   Заполнить поле «Доступ» нужным значением.
2. 
   Для того чтобы указать какие должностные лица визировали документ, нажать кнопку «Визы(0)».
3. 
   В появившемся справочнике «Подразделения» найти визирующего.

Рис. 28 – Выбор визирующего должностного лица

1. 
   Щелкнуть на найденном исполнители и нажать кнопку «Выбрать».
2. 
   При необходимости указать дату, когда был завизирован документ.

Рис. 29 – Ввод информации о визировании документа

1. 
   Нажать кнопку «ОК».
2. 
   Нажать на кнопку «Рубр.(0)». Данное поле является множественным реквизитом.
3. 
   В открывшемся справочнике «Рубрики» выбрать нужную рубрику.

Рис. 30 – Ввод информации о визировании документа

1. 
   Нажать кнопку «ОК».
2. 
   Отсканируйте исходящий документ для того чтобы приложить его электронный образ в регистрационную карточку.
3. 
   Нажать на отсканированном образе правой кнопкой и выбрать из меню действие «Копировать».
4. 
   В разделе «Файлы» нажать кнопку «Вставить».

Рис. 31 – Ввод информации о визировании документа

1. 
   В случае если исходящее письмо подготовлено в ответ на входящее письмо, необходимо указать связь между ними. Для этого нажать кнопку «Связки (0)» . С помощью этого реквизита система позволяет фиксировать произвольное количество различных связей одних документов с другими, в том числе и с документами, не зарегистрированы.
2. 
   В появившемся окне вверху нажать на кнопку «Поиск по номеру».

Рис. 32 – Ввод информации о визировании документа

1. 
   В окне поиска по номеру в поле «Рег.№» ввести номер входящего документа, с которым требуется связать текущий документ.
2. 
   Ввести год.
3. 
   Нажать кнопку «Найти».
4. 
   Выбрать документ.
5. 
   Выбрать связь «Во исполнение».
6. 
   Нажать кнопку «Связать».

Рис. 33 – Ввод информации о визировании документа

1. 
   В окне связок нажать кнопку «ОК». В окне регистрационной карточка отобразится связь с документом в поле «Связки (1)».

Рис. 34 – Регистрационная карточка исходящего документа

1. 
   В окне регистрационной карточки исходящего документа нажать кнопку «Записать РК».
2. 
   Указать организацию-адресата, которой адресуется исходящее письмо, можно в разделе «Адресаты», для этого в РК нажать кнопку «Адр.(0)».

Рис. 35 – Адресаты документа

1. 
   

Рис. 36 – Поиск адреса в справочнике «Организации»

1. 
   
2. 
   Нажать кнопку «Найти».
3. 
   
4. 
   

Рис. 37 – Выбор представителя организации

1. 
   Нажать кнопку «Выбрать».
2. 
   
3. 
   Отправка документа.

• 
  

Рис. 38 – Указание даты отправки и вида отправки

• 
  В случае отправки документа в ОГВ РБ через электронную почту руководствуйтесь «Инструкцией по отправке и регистрации документов в СЭД «Дело» через транспортный узел». Не забывайте проверять наличие электронного адреса в поле «e-mail».

1. 
   Регистрация исходящего документа на основе проекта документа
   1. 
      В главном окне программы «Дело» нажать кнопку «Регистрация документов».

Рис. 39 – Главное окно СЭД «Дело»

1. 
   В появившемся окне нажать кнопку «Отменить». Останется окно, содержащее перечень документов, зарегистрированных в определенный период времени.

Рис. 40 – Список документов зарегистрированных ХХ.ХХ.ХХ

1. 
   В строке меню щелкните пункт «Проекты» (при отсутствии готовых к регистрации проектов данный пункт будет неактивен). Откроется окно, содержащее перечень проектов документов, готовых к регистрации.

Внимание!

Для оповещения сотрудника отдела канцелярии следует настроить подсистему «Оповещения, уведомления и управления процессами». Оповещения будет приходить на электронную почту.

Рис. 41 – Перечень проектов готовых крегистрации

1. 
   Двойным щелчком мыши кликните на записи об РКПД, на основе которой требуется зарегистрировать РК документа.
2. 
   Ознакомьтесь с проектом документа.

Рис. 42 – Проект документа

Рис. 43 – Проверка подписей

1. 
   Вернитесь к РКПД документа.
2. 
   Нажмите в меню Файл пункт «Регистрировать проект». Откроется окно РК документа, относящегося к той же группе документов, что и проект. Часть реквизитов РК (основных и дополнительных) автоматически заполняется значениями, установленными в РКПД (в последней версии проекта). РК документа, созданного на основе проекта, связывается с проектом связкой, имеющей категорию «Проекты». ФИО и должности лиц, подписавших проект документа, становятся значениями реквизита «Подписал», а завизировавших проект – реквизита «Визы». Файлы, прикрепленные к РКПД исполнителем проекта, прикрепляются к РК документа. ЭЦП файлов сохраняются.

Рис. 44 – Регистрация проекта

Рис. 45 – Регистрация документа

1. 
   Нажать кнопку «Адр.(0)» для внесения информации об адресате.

Рис. 46 – Адресаты документа

1. 
   В открывшемся окне нажать кнопку «Добавить организацию».

Рис. 47 – Поиск организации по справочнику

1. 
   В поле поиска слева от кнопки «Найти» ввести название организации.
2. 
   Нажать кнопку «Найти».
3. 
   Двойным щелчком кликнуть на элементе.
4. 
   В появившемся окне подробной информации об адресате выбрать представителя, на имя которого отправляется письмо. В случае отсутствия адресата нажать кнопку «Редактировать» и добавить представителя.

Рис. 48 – Выбор предствителя

1. 
   Нажать кнопку «Выбрать».
2. 
   В появившемся окне нажать кнопку «Выбрать».
3. 
   Отправка документа.

• 
  В случае если документ отправляется в стороннюю организацию (кроме ОГВ РБ), то в окне «Адресаты» указать дату отправки и вид отправки. Сохранить изменения.

Рис. 49 – Регистрация документа

• 
  В случае отправки документа в ОГВ РБ через электронную почту руководствуйтесь «Инструкцией по отправке и регистрации документов в СЭД «Дело» через транспортный узел».

1. ^

   Формирование проекта резолюции

1. 
   Открыть регистрационную карточку документа.
2. 
   В РК документа в разделе поручений нажать кнопку «Ввести» и выбрать из контекстного меню действие «Подчиненную резолюцию».

Рис. 50 – Ввод подчиненной резолюции

1. 
   В появившемся окне проекта резолюции заполнить поле «Автор (внутр.)», выбрав

из списка должностное лицо, которому необходимо направить на согласование

Данный проект резолюции.

1. 
   Для изменения текста резолюции установить курсор мышки в текстовое поле и нажать на клавиатуре клавишу «Insert». Откроется общий список резолюций, который настраивается системным технологом. При необходимости Вы можете создать свой личный список.

Рис. 52 – Стандартный список резолюций

1. 
   
2. 
   

Рис. 53 – Ввод даты из календаря

1. 
   В календаре щелкнуть на дате и нажать кнопку «Ввести».
2. 
   При необходимости заполнить поле «Категория поручения», выбрав из списка

нужное значение (например, срочно или оперативно).

После ввода плановой даты исполнения поручение автоматически ставится на контроль
.

Рис. 55 – Выбор из справочника «Подразделения»

1. 
   Нажать кнопку Enter.
2. 
   
3. 
   

Рис. 56 – Заполение поля «Контроль»

1. 
   Выбор исполнителя

^

Рис. 57 – Добавление внутреннего исполнителя

Выбор внешнего исполнителя

Рис. 58 – Добавление внешнего исполнителя

Рис. 59 – Справочник «Организации»

Рис. 60 – Ввод первых букв фамилии сотрудника

1. 
   Нажать кнопку «Выбрать». Фамилия сотрудника появится в разделе

«Исполнители».

Рис. 61 – Проект резолюции

Первый в списке исполнителей отмечается красным восклицательным знаком
.

1. 
   Нажать кнопку «Записать». Произойдет возврат в РК документа. Запись об РК

документа автоматически копируется в папки «На рассмотрение» и «У руководства» кабинета, владельцем которого является должностное лицо, указанное в поле «Автор».

Рис. 62 – Редактирование проекта резолюции

1. 
   Откроется окно проекта резолюции. Для внесения изменений в проект резолюции руководствуйтесь п. 4.

Рис. 63 – Открытие окна для утверждения проекта резолюции

1. 
   Щелкнуть на кнопке «Вернуть» – произойдет возврат в окно папки «На рассмотрении». Запись об РК документа автоматически удаляется из папки «На рассмотрении». В папке «У руководства» около плановой даты появляется знак «плюс» (колонка «План»), который означает утверждение проекта резолюции руководителем.
1. ^

   Рассылка утвержденного проекта резолюции

   1. 
      Зайти в папку «У руководства» кабинета руководителя, в которой хранится записи о проектах резолюций. Выбор кабинета осуществляется в правом верхнем углу кабинета.
   2. 
      Установить указатель на записи проекта резолюции, у которой в колонке «План.» установлен «+» перед плановой датой исполнения. Это говорит о том, что проект резолюции утвержден руководителем.

Рис. 64 – Символ «+» - отметка об утверждении проекта резолюции

1. 
   Нажать правой кнопкой мыши на записи о проекте резолюции и выбрать из контекстного меню действие «Редактировать проект».

Рис. 65 – Редактирование проекта резолюции

1. 
   После внесения изменений в проект резолюции нажать кнопку «Разослать». Запись об РК покинет папку «У руководства». Запись об РК с резолюцией автоматически появится у исполнителей в папке «Поступившие».

1. ^

   Принятие к исполнению и ввод подчиненной резолюции

Подчиненные резолюции создаются начальниками отделов на основе резолюции руководителя верхнего уровня для соблюдения иерархии резолюций. Подчиненная резолюция может иметь свои подчиненные резолюции (более низкого уровня иерархии) и т.д. – такой подход позволяет более гибко организовать электронный документооборот и повысить эффективность контроля исполнения поручений. При снятии контрольной резолюции верхнего уровня, автоматически снимаются с контроля все подчиненные резолюции.

1. 
   В главном окне программы щелкнуть на кнопку «Кабинеты». Откроется папка №1 – «Поступившие». Будет представлен перечень записей об регистрационных карточках (РК) и поручениях в кабинете.

Рис. 67 - Перечень записей в папке №1

1. 
   Для ознакомления с документом необходимо двойным щелчком мыши кликнуть на записи об РК либо на записи о поручении. Откроется РК документа.

Рис. 68 – РК входящего документа

1. 
   Для просмотра отсканированного письма в разделе «Файлы» двойным щелчком нажать на названии файла. Запустится приложение для просмотра файлов.

Рис. 69 - Раздел «Файлы»

1. 
   После просмотра электронного файла закрыть приложение.
2. 
   В РК документа в разделе поручений нажмите кнопку «Ввести» и выберите из контекстного меню действие «Подчиненную резолюцию».

Рис. 70 – Ввод подчиненной резолюции

Рис. 71 – Подчиненная резолюция

1. 
   Для изменения текста резолюции установите курсор мышки в текстовое поле резолюции и нажмите на клавиатуре клавишу «Insert».Откроется общий список резолюций, который настраивается системным технологом. При необходимости Вы можете создать свой личный список.

Рис. 72 – Стандартный список резолюций

1. 
   В списке резолюций выделить нужную и нажать кнопку «Выбрать».
2. 
   Для того чтобы поручение стало контрольным, необходимо проставить плановую дату. Щелкнуть на поле «Плановая». Откроется календарь.

Рис. 73 – Ввод даты из календаря

Рис. 74 – Выбор из справочника «Подразделения»

1. 
   Нажать кнопку Enter.
2. 
   Выбрать найденного контролера.
3. 
   Нажать кнопку «Выбрать». В поле «Контролер» появится фамилия контролера.

Рис. 75 – Выбор контролера

1. 
   Выбор исполнителя

^ Выбор внутреннего исполнителя. Данный вариант используется в том случае, если резолюция формируется в рамках вашей организации, т.е. при внутреннем документообороте. Для этого в разделе «Исполнители» нажать на кнопку «Добавить исполнителя» (далее см. пункты 4.8 – 4.11).

Рис. 76 – Добавление внутреннего исполнителя

Выбор внешнего исполнителя при межведомственном взаимодействии осуществляется путем нажатия на кнопку «Добавить внешнего исполнителя».

Рис. 78 – Добавление внешнего исполнителя

В появившемся справочнике Организаций найти организацию и кликнуть на записи двойным щелчком.

Рис. 79 – Справочник «Организации»

В разделе «Представители» выделить представителя организации и нажать кнопку «Выбрать».

Рис. 80 – Выбор представителя организации

Рис. 81 – РК входящего документа

1. 
   Выделить запись о поручении в кабинете и нажать правой кнопкой мыши.
2. 
   Выбрать из контекстного меню «Принять к исполнению». Документ переместится в папку №2 «На исполнении».

Рис. 82 – Принятие к исполнению

1. ^

   Исполнение резолюции

1. 
   Откройте папку кабинета «На исполнении», в которой будет представлен перечень записей о поручениях в кабинете.

Рис. 83 – Ввод подчиненной резолюции

1. 
   Двойным щелчком мыши откройте РК на просмотр. Ознакомьтесь с регистрационной карточкой документа.
2. 
   Для того, чтобы ввести отчет об исполнении, нажать правой кнопки мыши на записи о поручении и выбрать из контекстного меню действие «Исполнить».

Рис. 84 – Исполнение поручения

1. 
   В окне «Отчет исполнителя» выбрать из списка состояние исполнения.

Окончательное состояние исполнения выбирается исполнителем при полном исполнении поручения. Обязательно вводится дата отчета.

Промежуточное состояние исполнение выбирается исполнителем в случае частичного исполнения поручения. В этом случае дата отчета не указывается.

Рис. 85 – Ввод отчета об исполнении

1. 
   Для указания даты отчета двойным щелчком кликнуть в поле «Дата».
2. 
   Выбрать дату из календаря и нажать кнопку «Ввести».
3. 
   Заполнить текстовое поле с клавиатуры.
4. 
   Для того, чтобы приложить результат проделанной работы необходимо нажать на кнопку «Файлы».
5. 
   Скопируйте файл с любого места вашего компьютера.
6. 
   Нажать кнопку «Добавить файл». Произойдет добавление файла.

Рис. 86 – Прикрепление электронного файла

1. 
   Нажать кнопку «ОК» в нижнем правом углу окна отчета. В случае неконтрольной резолюции после ввода отчета запись о поручении покинет кабинет, в противоположном случае поручение должно быть снято с контроля контролером, после чего оно автоматически покинет кабинет исполнителя и контролера.
1. ^

   Создание проекта исходящего письма

1. Создание проекта исходящего письма во исполнение входящего документа

   1. 
      Открыть регистрационную карточку документа, по которому Вам было отписано поручение.
   2. 
      В меню «Файл» выбрать команду «Создать РКПД».

Рис. 87 – Создание РКПД во исполнение входящего документа

1. 
   В окне «Выбор группы нового проекта» выбрать группу. В разделе «Копировать реквизиты» отметить флажок «Корреспонденты» для того, чтобы в карточке исходящего документа не заполнять информацию о корреспонденте.

Рис. 88 – Выбор группы проекта

1. 
   Нажать кнопку «Выбрать». Откроется РКПД исходящего документа.

Рис. 89 – РКПД

1. 
   Заполнить краткое содержание документа в поле «Содержание».
2. 
   На рабочем столе найти документ, нажать на нем правой кнопкой и выбрать из контекстного меню команду «Копировать».
3. 
   Зайти в раздел «Файлы» и нажать кнопку «Вставить файл».

Рис. 90 – Раздел «Файлы»

1. 
   Нажать кнопку «ОК».
2. 
   Для отправки на визирование/подпись нажать кнопку «Добавить визу/подпись».

Рис. 91 – Отправка на визу/подпись

1. 
   Выбрать из меню «Действия» команду «Добавить».

Важно!!!

Добавление визирующего/подписывающего осуществляется в режиме редактирования проекта. Для того чтобы перейти в данный режим используется кнопка
.

1. 
   В появившемся справочнике «Подразделения» в поле «Искать» ввести первые буквы исполнителя. Нажать клавишу Enter.

Рис. 92 – Выбор из справочника «Подразделения»

1. 
   Отметить визирующего/подписывающего и нажать кнопку «Выбрать». Произойдет возврат к окну «Добавление и направление на визирование/подпись», в котором появятся записи выбранных визирующих/подписывающих лиц.
2. 
   Из раскрывающегося списка, расположенного в левой верхней части окна, выбрать одно из двух значений: «На визирование» или «На подпись», определив тем самым, какой именно список должностных лиц вы формируете: визирующих или подписывающих.

Рис. 93 – Отправка на согласование/подписание

1. 
   В системе есть два маршрута согласования документов: «Всем сразу» либо «По очереди». Установить переключатель на нужном значении.
2. 
   В полях «На срок» указать количество часов (дней), отводимых на визирование/подписание проекта.
3. 
   Нажать «Добавить и направить». Произойдет возврат к окну проекта (РКПД). В разделе «Управление проектом» будут находиться записи о добавленных визирующих/подписывающих лицах, указаны дата и время окончания срока визирования/подписания.

Рис. 94 – Раздел «Управление проектом»

Важно!!!

Исполнитель отправляет проект документа на подпись руководителю только после того все визирующие должностные лица проставили визы.

При необходимости, визирующее (подписывающее) должностное лицо также может добавить дополнительных визирующих должностных лиц.

Рис. 95 – Папка «Управление проектами»

1. 
   После подписания проекта, в правом верхнем углу появляется статус «Подписан». Такой документ необходимо отправить на регистрацию в канцелярию. Для этого открыть проект и в меню «Действия» выбрать команду «Направить проект на регистрацию». После отправки документ приобретет статус «На регистрацию».

1. ^

   Создание инициативного проекта документа

   1. 
      Откройте папку №7 «Управление проектами».
   2. 
      Нажать кнопку «Создать РКПД».

Рис. 97 – Создание инициативного проекта документа

1. 
   Откроется окно «Выбор группы нового проекта документа». Выберите нужную группу и нажмите кнопку «Выбрать».

Рис. 98 – Выбор группы проекта документа

1. 
   Откроется окно проекта документа. Далее см. п. 5.1.5.
1. ^

   Создание версий проекта

Если в процессе согласования и утверждения проект документа получил какие-либо замечания и дополнения, исполнителю необходимо создать новую версию проекта документа, внести корректировки и заново отправить всем согласующим/подписывающим должностным лицам.

1. 
   Находясь в папке №7 «Управление проектами» кликнуть на нужном проекте документа.
2. 
   Выбрать из меню «Действия» команду «Создать новую версию». Появится системное сообщение о том, что при создании новой версии проекта работа с текущей версией будет закончена. В окне сообщения подтвердите продолжение создания новой версии.

Рис. 99 – Создание новой версии проекта

На экране отобразится РКПД новой версии проекта. Она получает статус «Создан» и ей автоматически присваивается следующий по порядку номер версии. РКПД новой версии наследует часть реквизитов РКПД предыдущей версии, а также список визирующих и подписывающих, добавленных исполнителем проекта. Файлы, прикрепленные визирующими и подписывающими должностными лицами, не передаются в новый вариант проекта.

Рис. 100 – Вторая версия проекта документа

1. 
   Открыть раздел «Файлы». Для внесения изменений в документ нажать кнопку «Редактировать файл».

Рис. 101 – Раздел «Файлы»

1. 
   Отправка на повторное согласование/подписание

Рис. 102 – Отправка на визирование

1. 
   После подписания руководителей проекта документа исполнитель отправляет проект на регистрацию в канцелярию (см. п. 5.1.18).
1. ^

   Снятие поручений с контроля

1. 
   Открыть папку №3 «На контроле». В данной папке хранятся записи о поручениях, контролером которых является владелец текущего кабинета. Запись об одной и той же регистрационной карточке (РК) может быть представлена в перечне несколько раз, если она имеет несколько поручений. Записи о просроченных поручениях будут выделены красным цветом.

Рис. 103 – Папка «На контроле»

1. 
   Правой кнопкой нажать на нужной записи о РК и выбрать из контекстного меню действие «Просмотреть РК».

Рис. 104 – Просмотр РК

1. 
   В меню РК выбрать «Поручения» и выбрать «Смотреть поручение». Появится окно с поручением.

Рис. 105 – Просмотр поручения

Рис. 106 – Просмотр отчета

1. 
   В окне «Резолюция» нажать кнопку «Редактировать».

Рис. 107 – Редактирование резолюции

1. 
   Двойным щелчком кликнуть в поле «Фактическая» для ввода фактической даты исполнения. Она и будет являться окончательной датой исполнения поручения.

Рис. 108 – Ввод фактической даты

1. 
   Кликнуть на дате и нажать кнопку «Ввести».
2. 
   В поле «Состояние исполнения» установить значение «Полностью» (выбором из раскрывающегося списка).

Рис. 109 – Ввод состояния исполнения

1. 
   Заполнить поле «Основание для снятия».
2. 
   Нажать кнопку «Записать». Запись о данном поручении автоматически покинет кабинет. Поручение приобретет статус «Снято с контроля».
1. ^

   Визирование проекта документа

   1. 
      Открыть папку кабинета №8 «На визировании».

Рис. 110 – Кабинет

1. 
   Двойным щелчком кликнуть на записи о проекте.

Рис. 111 – Папка «На визировании»

1. 
   Ознакомьтесь с РКПД.

Рис. 112 – РКПД

1. 
   
2. 
   
3. 
   
4. 
   Внимательно ознакомьтесь со сроком визирования проекта в разделе «Управление проектом». По истечению данного срока невозможно будет поставить визу и исполнителю необходимо будет продлить срок визирования.

Рис. 113 – Срок визирования проекта

Рис. 114 – Визирование проекта

Рис. 115 – Сохранение файла на диске

Рис. 116 – Добавление файла

1. 
   Нажать кнопку «ОК».
2. 
   В окне визирования проекта нажать кнопку «ОК». После визирования проект приобретает статус «Завизирован». Запись об РКПД покинет папку «На визировании». В процессе визирования визирующее лицо может добавить дополнительного визирующего (см. п. ХХ ).

1. ^

   Подписание проекта

   1. 
      Открыть папку кабинета №9 «На подписи».

Рис. 117 – Кабинет

1. 
   Двойным щелчком кликнуть на записи о проекте. Ознакомьтесь с РКПД.

Рис. 118 – РКПД

1. 
   Для просмотра письма в разделе «Файлы» нажать на названии файла. Запустится приложение для просмотра файлов.
2. 
   Закрыть приложение после просмотра электронного файла.
3. 
   В разделе «Управление проектом» в списке визирующих и подписывающих должностных лиц выделить свою фамилию.
4. 
   Внимательно ознакомьтесь со сроком подписания проекта в разделе «Управление проектом». По истечению данного срока невозможно будет поставить подпись и исполнителю необходимо будет продлить срок визирования.

Рис. 119 – Срок подписания проекта

Рис. 120 – Подписание проекта

Рис. 121 – Сохранение файла на диске

Рис. 122 – Добавление файла

1. 
   Нажать кнопку «ОК».
2. 
   В окне подписания проекта нажать кнопку «ОК». После подписания проект приобретает статус «Подписан».
3. 
   Для того чтобы подписать электронный документ электронно-цифровой подписью, выделить нужный файл в разделе «Файла» и нажать кнопку «Подписать файл».

Рис. 123 – Подписание электронного образа документа

Электронный образ документа отметиться красной галочкой.

Рис. 124 – Файл с ЭЦП

1. 
   Закройте РКПД. Запись об РКПД покинет папку «На подписи».

Система, ориентированная на автоматизацию документооборота (от создания документа до передачи на архивное хранение) с возможностью сквозной автоматизации документооборота территориально-распределенных компаний, поддерживающая интеграцию с существующими информационными системами предприятия. Система ориентирована на автоматизацию смежных документо-ориентированных процессов (финансовый, договорной документооборот, автоматизация внутренних бизнес процессов, работа с обращениями граждан, оказание госуслуг и т.д.), с возможностью организации юридически значимого документооборота компании.

Система электронного документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), - комплексное промышленное решение, обеспечивающее как сопровождение традиционно принятого в организации документооборота, так и ведение полностью электронного документооборота организации.

Система «ДЕЛО» эффективно используется как в государственных, так и в коммерческих организациях, как в небольших компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Сегодня «ДЕЛО» используют более 5700 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест превышает 400 000. Двадцать пять субъектов Российской Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО». Сегодня система документооборота «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России.

Совместно с СЭД «ДЕЛО» работают специально разработанные компанией ЭОС модули интеграции с системами Электронного межведомственного взаимодействия (СМЭВ) и Межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

«Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с её дальнейшей эксплуатацией.

Функциональные возможности системы

Система обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Работа с входящими и исходящими документами

• Регистрация, контроль и учет входящей и исходящей корреспонденции
• Регистрация переданных по электронной почте документов в автоматизированном режиме, в том числе защищенных электронной подписью
• Настройка структуры регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел, принятой в организации
• Наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям
• Пересылка документов для исполнения внутри организации по заданным маршрутам
• Согласование документов любого типа, включая договоры
• Быстрый поиск по всем реквизитам регистрационной карточки документа, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов
• Списание документов в дело и возможность передачи на архивное хранение
• Автоматизация отправки исходящей корреспонденции

Работа с внутренними документами организации

• Поддерживается полный цикл работы с проектами документов:
  • создание регистрационной карточки проекта документа, в том числе, «во исполнение» распорядительного документа
  • изменение проекта с хранением предыдущих версий
  • согласование проекта документа
  • утверждение проекта документа
  • автоматическая регистрация документа, созданного на основе проекта
  • поиск по всем реквизитам РКПД, возможность сохранения и использования сложных поисковых запросов
  • задание маршрута движения проекта документа и управление им
  • использование электронной подписи при согласовании и утверждении проекта документа
• Формирование поручений по документам.
• Передача подписанных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение.
• Контроль прохождения и исполнения документов.
• Управление доступом к документам.
• Работа с шаблонами документов.
• Быстрый поиск по всем реквизитам регистрационной карточки, возможность использования и сохранения сложных поисковых запросов.

Преимущества для государственных организаций

Для руководителей различных уровней:

• отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла
• эффективный контроль и отчетность по исполнению поручений (резолюций)
• сокращение сроков подготовки и согласования документов
• удобная работа над проектами документов
• быстрый поиск документов
• получение сводных отчетов
• возможность делегирования полномочий

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

• быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников
• приём, регистрация и отправка документов через электронную почту
• отслеживание хода исполнения поручений (резолюций)
• удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов документов (РКПД)
• журналы передачи, ознакомления и пересылки документов, внутренние и внешние реестры отправки, листы согласования
• формирование отчетности

Преимущества для коммерческих компаний

Для руководителей:

• эффективный контроль и управление документооборотом компании
• быстрый поиск и доступ к документам на любом этапе его жизненного цикла
• эффективный контроль исполнения поручений в бизнес-структурах компании
• удобная работа над проектами документов, включая подготовку и согласование договоров
• быстрый поиск документов и удобство оценки работы компании с помощью отчётности по документообороту, включая информационную аналитику по документам
• мобильный и удалённый (в том числе, офлайновый) доступ к документам

Для помощников руководителя, секретарей-референтов, сотрудников секретариатов:

• быстрая и удобная регистрация документов
• эффективный контроль исполнения поручений, автоматизированная технология работы с поручениями, включая оповещение всех участников совместной работы о состоянии работы с документами
• автоматическая рассылка документов с поручениями в рабочие кабинеты сотрудников, включая механизмы оповещений о поступлении новых документов в папки кабинета, рассылка напоминаний по поручениям
• информирование о нарушении сроков рассмотрения или исполнения документов
• удобная работа с электронными документами
• упрощение процедур приема, отправки и регистрации документов, в том числе, с применением электронной подписи и шифрованием сообщений
• возможность работать со всей информацией системы через Интернет

Преимущества для менеджеров и сотрудников компаний, работающих с документами:

• полнофункциональное рабочее место для работы с поручениями и с проектами документов, включая договоры
• распределение в рабочих кабинетах больших массивов документов по специальным папкам для упорядочивания и удобства дальнейшей обработки
• распределение прав доступа к документам и функциями
• расширенный поиск по произвольному сочетанию реквизитов значительно упрощает работу с документами, использование поисковых запросов любой сложности
• эффективный контроль движения документов, организация хранения документов
• информационные рубрики и связки между документами по конкретной тематике
• автоматически создаваемые отчеты о состоянии работы с документами позволяют мгновенно получать данные по различным параметрам для последующего анализа и отчёта перед руководством

Преимущества для ИТ-специалистов:

• лёгкая настройка под задачи любой организации, встроенные механизмы адаптации под особенности конкретной организации позволяют соблюдать требования существующих регламентов и стандартов
• интеграция через API-интерфейс с любыми информационными системами и бизнес-приложениями
• баланс между обеспечением удобства пользователей и надёжной защиты от неправомерного вмешательства в работу системы
• автоматическое протоколирование наиболее важных действий пользователей в процессе работы с документами позволяет оперативно разрешать возможные непредвиденные ситуации

Система «ДЕЛО» – тиражируемый «коробочный» продукт, без каких-либо заказных доработок решает задачи электронного документооборота, автоматизации процессов делопроизводства, а также бизнес-процессов, связанных с документооборотом, любых организаций.

С помощью гибкой системы справочников она легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

Дополнительные модули к системе «ДЕЛО»:

1. ДЕЛО-WEB – полноценный доступ к документам и работа удаленного пользователя в СЭД (доступ к информации, хранящейся в базе данных, в соответствии с предоставленными правами) по сети Internet/Intranet через web-интерефейс. Сотрудники могут полноценно работать с документами, находясь как в командировке или вне офиса, так и за своим рабочим столом.

2. Подсистема оповещений и уведомлений - предназначена для автоматической рассылки уведомлений (информацию о совершенной в системе операции) и оповещений (информирование о приближении сроков исполнения определенной операции в системе) в электронную почту пользователей о различных событиях системы «ДЕЛО».

3. «Электронная подпись и шифрование» – возможность подписания и проверки подлинности файлов документов, а также их шифрования, с помощью электронной подписи можно подписывать как файлы документов, так и резолюции.

4. «КАРМА» - предназначена для применения функций криптографической защиты информации и электронной подписи, а так же для защиты файлов и документов от несанкционированного доступа и изменений.
«КАРМА» делает максимально удобным применение электронной подписи различными сотрудниками, как пользователями СЭД, так и программистами любой квалификации. Для пользователей она дает возможность работы с электронной подписью файлов непосредственно из проводника Windows. Программисты могут быстро и просто встроить работу с электронной подписью в новые программы или модифицировать уже эксплуатируемые программы. Все эти программы смогут применять электронную подпись.

5. Поточное сканирование – автоматизированное сканирование и регистрация большого количества документов.

6. Защита от несанкционированного доступа – создает внешний защитный контур, предотвращая неправомерное использование документов.

7. ДЕЛО-1С – интеграционное решение наиболее популярных систем ERP и ДОУ, позволяющее автоматизировать документооборот финансовых документов в бумажном виде и организовать юридически значимый электронный документооборот финансовых документов.

8. «Мастер паролей» предназначен для авторизации пользователей в системе «ДЕЛО». Кроме того, обеспечивается авторизация при входе в корпоративную сеть и Интернет, а также практически в любые Windows-приложения, использующие авторизацию (например, Word, Excel и др.).

9.Мониторинг документов - продукт предназначен для уведомления должностных лиц о поступлении документов и резолюций, а также упредительного оповещения по контрольным срокам исполнения, визирования и подписания документов. По сравнению со стандартным «Оповещателем кабинетов» в СЭД, «Мониторинг кабинетов» предоставляет пользователям ряд дополнительных возможностей.

10. Опция «Поиск по штрих-коду». Возможность печати штрих-кода с регистрационной карточки документа на специальной ленте пользователем, имеющим доступ к функции «Печать штрих-кода». Обеспечена возможность открытия регистрационной карточки путем считывания штрих-кода с оригинала документа с помощью ручного сканера. Кроме того, существует возможность поиска документов по штрих-коду.

11. Подсистема «Управление процессами»

• Предоставляет широкие возможности по описанию сложных процессов обработки информации в организации;
• Предоставляет возможности для внедрения в организациях приложений, автоматизирующих разнообразные процессы обработки информации, а также возможности для внедрения технологий процессного управления;
• Реализована на базе Microsoft Workflow Foundation – стандартной исполняющей среды входящей в Microsoft .NET Framework начиная с версии 3.0. Физически подсистема состоит из следующих компонентов: сервис управления процессами, хранилище данных процессов, приложение конфигурирования и мониторинга исполнения процессов;
• В состав подсистемы также входит библиотека стандартных операций, позволяющих автоматически выполнять практически любые действия над объектами системы «ДЕЛО», и стандартные процессы согласования;
• Наличие стандартных процессов согласования позволит пользователям начать работу с подсистемой сразу после установки и минимального конфигурирования. В случае если стандартные процессы не будут удовлетворять нуждам организации, клиент самостоятельно (или с привлечением специалистов ЭОС) может реализовать произвольный процесс.

Возможностями подсистемы также являются:

• Синхронизация процесса обработки документов по времени и по событиям;
• Возможность сочетания элементов жесткой и свободной маршрутизации электронных документов;
• Динамическое изменение процесса обработки в зависимости от условий, возникающих в процессе обработки;
• Создание библиотеки шаблонов процессов обработки информации в организации.

12. Утилита EOS Desktop Service - расширяет возможности работы в подсистеме «ДЕЛО-WEB»:

• обеспечивает связь с системой сканирования (опция «Сканирование),позволяя сканировать и сразу прикреплять электронные образы документов к регистрационным карточкам непосредственно в режиме online-работы в подсистеме «ДЕЛО-WEB». Сканирование в «ДЕЛО-WEB» может проводиться как с помощью программы FineReader, так и напрямую со сканера (с помощью twain-драйверов),
• позволяет прикреплять несколько образов документов одновременно к одной карточке документа или проекта документа через интерфейс подсистемы «ДЕЛО-WEB»,
• предоставляет возможность редактирования файлов документов напрямую в базе данных системы «ДЕЛО» через интерфейс подсистемы «ДЕЛО-WEB».

13. Модуль сопряжения «ДЕЛО-МЭДО» и Сервер Электронного Взаимодействия (СЭВ).

СЭД «ДЕЛО» работает в системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО). С помощью модуля сопряжения с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО) или с помощью сервера электронного взаимодействия (СЭВ) выстраивается эффективный документооборот в организациях с территориально распределенной структурой.

Данные подсистемы решают следующие задачи:

• автоматическая регистрация и обработка документов в СЭД, получаемых от других организаций – пользователей системы межведомственного или межкорпоративного документооборота. При этом под автоматической регистрацией и обработкой подразумевается, что их осуществляет полностью система МЭДО или СЭВ без участия пользователя СЭД,
• автоматическое получение информации о прохождении и исполнении отправленного документа в СЭД других организаций – пользователей системы МЭДО или СЭВ и представление этой информации в удобной форме,
• также подсистемы МЭДО и СЭВ позволяют полностью автоматизировать часть операций: таким образом, они будут проводиться подсистемами МЭДО или СЭВ без какого-либо участия пользователей системы «ДЕЛО». К таким автоматизируемым операциям, в первую очередь, нужно отнести следующие: получение документа, проверка на повторность (если документ повторный, то подсистемы МЭДО и СЭВ передают его на ручную регистрацию или осуществляют отказ в его регистрации; если документ не повторный, то система самостоятельно регистрирует его). Также две эти подсистемы автоматизируют связывание документов, создание внешних резолюций, формирование и отправку докладов, получение докладов корреспондентом и обработку докладов в СЭД корреспондента.

14. Система оказания государственных услуг (СОГУ) и СЭД «ДЕЛО»

Система оказания государственных и муниципальных услуг в электронном виде (СОГУ) на базе СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс оказания электронных услуг на всех уровнях – федеральном, региональном и муниципальном. Это обеспечивается путем интеграции с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

СЭД «ДЕЛО» совместно с подсистемой СОГУ автоматизирует следующие специфические функции, необходимые для оказания государственных услуг в электронной форме:

• автоматическую регистрацию заявок на оказание государственных услуг, поступающих с «Единого портала государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ), www.gosuslugi.ru;
• прием заявок на оказание услуг через многофункциональные центры предоставления услуг (МФЦ);
• рассмотрение и исполнение заявок;
• контроль исполнения заявок (выдача поручений и контроль их исполнения);
• создание запросов в другие ведомства на получение информации, необходимой для оказания услуги;
• получение ответов по межведомственным запросам в автоматизированном режиме;
• мониторинг хода обработки заявок (настраиваемые представления данных и отчетные формы);
• формирование истории обработки заявок;
• автоматическое обновление статуса заявки и направление ответа заявителю в электронной форме – через единый портал госуслуг;
• возможности применения электронной подписи в любых процессах межведомственного взаимодействия.

15. Мобильные решения: «Мобильный кабинет», «АРМ Руководителя», решения для планшетов iPad («Портфель руководителя» и iSelf).

Мобильные решения ЭОС дают руководителям разных уровней технологию работы с документами, позволяющую использовать мобильные и планшетные устройства.

«Мобильный кабинет» позволяет работать с документами при помощи мобильных устройств (iPad, iPhone, смартфоны, коммуникаторы, мобильные телефоны) на любой платформе через электронную почту. Данная подсистема полезна широкому кругу сотрудников, которые часто работают вне офиса, находясь на различных объектах. В офисе такие сотрудники используют кабинет системы «ДЕЛО», а вне офиса – подсистему «Мобильный кабинет» на своём мобильном устройстве. Работая в «Мобильном кабинете» через интерфейс электронной почты, сотрудник имеет возможность непосредственно на своём мобильном устройстве получать и отправлять документы, просматривать данные полученного документа, читать файлы документа, совершать необходимые действия над документами. После получения сервером электронной почты с мобильного устройства в системе «ДЕЛО» фиксируются все изменения, произошедшие с документом.

Подсистема «АРМ Руководителя» реализует все сценарии работы с документом для руководителей с помощью планшетных и любых мобильных windows-устройств (включая планшетные компьютеры, ноутбуки и т.д., работающие под Windows7 и выше). Руководители, использующие «Автоматизированное рабочее место Руководителя», получают документы на рассмотрение (с вынесением резолюций), на согласование и визирование, а также на утверждение и подписание. В связи с использованием специального облегчённого интерфейса рабочего места руководитель полностью сосредоточен на самом документе, а не на делопроизводственных операциях. Важными особенностями подсистемы являются возможность останавливать работу над документом и сохранять изменения на любом этапе работы, а также продолжать работать в неизменном режиме в случае отсутствия сети Интернет. Ключевыми являются возможности работы на одном и том же устройстве, а также использование технических возможностей самих устройств (возможности работы без клавиатуры, использование сенсорного экрана, стилуса, ввод аудио- и видеоинформации, а также традиционных способов введения информации).

Решение «Портфель руководителя», разработанное компанией «Бизнес-ИТ» на базе серверной составляющей решения «АРМ Руководителя», реализует функциональность мобильной работы с документами и позволяет оперативно получать документы на визирование, согласование и подписание, налагать необходимые резолюции (в том числе и голосовые), осуществлять поиск среди уже полученных документов, а также, при необходимости, использовать для визирования и подписания документов электронную подпись. Использование «Портфеля руководителя» возможно как при подключении к локальной сети или сети Интернет, так и в автономном режиме.

Решение iSelf, совместная разработка ЭОС и компании Flexis, обеспечивает наглядный и интуитивно-понятный интерфейс, привычный для пользователей iPad, предоставляющий возможность реализации всех типовых сценариев обработки электронных документов с простотой и удобством бумажных, включая редактирование документов с помощью возможностей рукописного ввода, наложение резолюций (в том числе графических и голосовых, а также с помощью выбора типовых резолюций из списка). Продуманный интерфейс приложения позволяет оперативно получить необходимую аналитическую информацию по документу, сделать подборку необходимой информации с помощью системы фильтров, выбрать подходящих исполнителей поручений и ознакомиться с результатами их выполнения.

Решения для планшетов iPad позволяют:

• получать электронные документы на рассмотрение, подписание, согласование,
• налагать на документы текстовые и аудиорезолюции,
• использовать стандартные тексты и выбирать исполнителей из списка с фотографиями,
• визировать и подписывать электронные документы,
• вносить правки в проекты документов с помощью фукционала iPad (зачёркивать, подчёркивать в тексте документа, вписывать свои комментарии, включая аудио-запись),
• быстро искать нужные документы (из тех документов, что уже были получены руководителем в подсистеме) по полнотекстовому поиску или с помощью фильтров.

Преимущества решений на iPad для руководителей.

Простота и удобство интерфейса. В связи с использованием специального интерфейса на планшете iPad руководитель полностью сосредоточен на самом документе, а не на делопроизводственных операциях.

Удобство работы. Возможность работы на планшете iPad как в офисе, так и вне его.

Удобство ввода информации. Решения на iPad поддерживают все привычные варианты работы на планшете.

Возможность работы в offline-режиме. Можно прерывать работу над документом и сохранять изменения на любом этапе работы, а также продолжать работать в неизменном режиме в случае отсутствия сети Internet. Отсутствие сети будет совершенно незаметно для пользователя, и при появлении сети занесённая руководителем информация будет автоматически переслана на сервер системы «ДЕЛО».

В ООО «УРАЛГАЗРЕМОНТ» (г.Уфа, Республика Башкортостан) в 2016 году завершено внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО». Поставку программного обеспечения осуществлял партнер ЭОС «Медиалюкс» (г. Уфа). Развертывание СЭД и запуск ее в эксплуатацию заказчик провел собственными силами.

Поэтапное развитие созданной на базе СЭД «ДЕЛО» системы управления документами в Администрации города Рязани продолжается уже на протяжении трех лет. Окончательной целью этого проекта является создание единой системы электронного документооборота для всей «вертикали» органов местного самоуправления Рязани, а также организация межведомственного документооборота.

В конце марта 2016 года компания «Газпром Кыргызстан», монополист по импорту природного газа в Кыргызскую Республику, завершила внедрение системы управления документами «ДЕЛО» в головном офисе и филиалах. Проект реализован компанией «КС-Консалтинг» (г. Барнаул), партнером ЭОС.

В конце 2015 года в Администрации Ленинского муниципального района Московской области завершен проект по переходу с используемой ранее системы документооборота на СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС.

Система DIRECTUM заменила СЭД «Дело» в ООО «Газпром газомоторное топливо». Специалистами DIRECTUM автоматизированы ключевые бизнес-процессы организации и подключены к работе сотрудники 9 филиалов компании, расположенных в разных часовых поясах. Проект прошел в два этапа, на одном из которых был опробован новый подход к внедрению ECM-системы.

Окружная клиническая больница (ОКБ) города Ханты-Мансийска с начала 2016 года полностью перешла на электронный документооборот. В настоящее время он развернут в учреждении на базе флагманского продукта компании ЭОС – СЭД «ДЕЛО» на 250 рабочих местах.

ОКР использует СЭД «ДЕЛО» в своем аппарате с 2013 года. Одним из важнейших участков автоматизации является перевод документов в электронный вид. Для этого заказчиком были приобретены лицензии на дополнительные опции для СЭД – «Сканирование», «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода», а также соответствующее оборудование.

Компания «Офис-Док», партнер ЭОС в Санкт-Петербурге, завершила проект внедрения системы электронного документооборота в аппарате Уполномоченного по правам человека в Санкт-Петербурге. Проект реализован на базе СЭД «ДЕЛО».

К числу органов местного самоуправления Республики Башкортостан, выбравших для ведения внутреннего документооборота СЭД «ДЕЛО», с августа 2014 года присоединилась Администрация городского округа город Сибай. В данной организации с помощью СЭД «ДЕЛО» автоматизированы процессы регистрации, формализованы процедуры контроля и подготовки аналитической информации по исполнению документов. Проект реализован компанией «Медиалюкс», партнером ЭОС в этом регионе.

В органах государственной власти Республики Северная Осетия-Алания (РСО-А) с 2011 года силами специалистов Комитета РСО-А по информационным технологиям и массовым коммуникациям внедряется СЭД «ДЕЛО».

В одном из крупнейших российских аэропортов – ОАО «Международный аэропорт «Казань» (Республика Татарстан) – с 2010 года используется система электронного документооборота «ДЕЛО» и подсистема «ДЕЛО-WEB», разработанные компанией «Электронные Офисные Системы». На сегодняшний день в системе управления документами аэропорта «Казань» работает 75 пользователей, что дало возможность полностью автоматизировать стандартные операции внутреннего документооборота.

В Исполнительном комитете крупнейшей в России коалиции общественно-политических организаций «НАРОДНЫЙ ФРОНТ «ЗА РОССИЮ» завершено пилотное внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО». Проект затронул центральный аппарат Исполнительного комитета и решил задачи автоматизации документальной поддержки деловых процессов, а также создания электронного архива.

Забайкальский край продолжает развивать региональную систему электронного документооборота, созданную на базе СЭД «ДЕЛО», флагманского продукта компании «Электронные Офисные Системы». Осенью этого года рабочими местами подсистемы «ДЕЛО-Web» были обеспечены делопроизводители муниципальных администраций поселенческого уровня.

Причиной внедрения СЭД в «ПромСервисБанке» явилась необходимость наладить обмен электронными документами в центральном офисе. Старая схема, согласно которой документы распечатывались и передавались в бумажном виде, не удовлетворяла в первую очередь критериям оперативности, а также была ресурсоемкой в плане расходов на печать. В качестве канала передачи документов была выбрана СЭД «ДЕЛО», идеально подходящая для организаций с формализованным документооборотом, опробованная у тысяч клиентов в России и СНГ.

Автоматизация управления документами, создание единого информационного пространства, обеспечение жителям города доступа к информации о деятельности муниципалитета с возможностью «обратной связи» – таковы три составляющих проекта, реализованного в Администрации городского округа «Стрежевой» (Томская область) компанией «КС-Консалтинг», партнером ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке. Эти задачи были решены путем модернизации официального сайта органов местного самоуправления города, а также через интеграцию установленных в организации систем электронного документооборота «ДЕЛО» и eDocLib с обновленным сайтом.

Причиной внедрения системы электронного документооборота стал рост объема документов и явившиеся следствием этого проблемы с поиском необходимой информации. Актуальной стала также задача организации должного контроля исполнения документов и поручений по ним. В то же время требовалось автоматизировать процесс подготовки и согласования проектов документов – приказов, распоряжений и договоров.

К числу органов государственного финансового контроля, использующих систему электронного документооборота «ДЕЛО», присоединилась Контрольно-счетная палата Санкт-Петербурга. Осенью этого года компания «Офис-Док», Золотой партнер ЭОС в Санкт-Петербурге и СЗФО, в рамках первого этапа проекта автоматизации документооборота осуществила поставку и внедрение в Счетной палате программного обеспечения – рабочих мест СЭД «ДЕЛО», подсистемы «ДЕЛО-Web».

В Республике Хакасия с 2001 года реализуется проект создания системы электронного документооборота в органах исполнительной власти. Базовой системой для автоматизации документооборота в Правительстве Республики и региональных министерствах и ведомствах выбрана СЭД «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС.

Чуть больше года назад правительством Республики Северная Осетия-Алания было принято решение об использовании системы «ДЕЛО», разработанной ЭОС, в качестве единой программной платформы для автоматизации документооборота в республиканских органах власти. На первом этапе проекта к системе были подключены все подразделения Администрации Главы и Правительства Республики, а также все органы исполнительной власти.

К числу муниципалитетов Московской области, использующих для автоматизации документооборота систему «ДЕЛО», скоро присоединится администрация городского поселения Солнечногорск. В муниципалитете начато предпроектное обследование документооборота, идет разработка схемы СЭД и подготовка к установке рабочих мест системы «ДЕЛО» и дополнительных подсистем.

До внедрения системы «ДЕЛО» в Администрации использовалась программа, разработанная сторонней организацией. Еще на этапе выбора системы функциональные преимущества СЭД «ДЕЛО» были очевидными, это подтвердилось и в процессе развития проекта. Большое значение имело то, что система постоянно совершенствуется разработчиками, при этом учитываются не только актуальные изменения отечественного законодательства, но и растущие потребности заказчиков.

Первые рабочие места СЭД «ДЕЛО» были установлены в общем отделе Администрации края, Главном управлении сельского хозяйства и Главном управлении экономики и инвестиций. В дальнейшем шло постепенное расширение числа органов власти, охваченных СЭД, увеличивалось количество рабочих мест, внедрялись дополнительные опции и подсистемы («Поточное сканирование», «Архивное ДЕЛО» и др.).

Управление Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека по Тульской области работает в системе электронного документооборота «ДЕЛО» с 2011 года. Средствами системы автоматизирован учет входящих документов, а также специфические процессы документооборота Управления – рассмотрение обращений граждан и регистрация нормативных документов о проведении проверок.

Документооборот Думы городского округа Тольятти с начала 2013 года ведется в системе электронного документооборота «ДЕЛО». Выбирая систему документооборота для замены действующей на тот момент программы, специалисты Думы изучили проекты внедрения СЭД «ДЕЛО» в Самарской области, а также опыт коллег из представительных органов других регионов. Мэрия Тольятти активно развивает документооборот на базе СЭД «ДЕЛО» уже 10 лет, и специалисты Думы смогли очень хорошо познакомиться с системой, оценить ее возможности и интерфейс.

Еще один белорусский вуз внедрил систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Электронное ДЕЛО». О внедрении продукта в Частном учреждении образования «БИП-Институт правоведения» и его филиалах в Гродно и Могилеве сообщил партнер ЭОС – ООО «Электронное ДЕЛО».

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.

Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

4. Экономическая эффективность системы автоматизации

Количественно оценить экономическую эффективность от внедрения системы автоматизации достаточно сложно, так как приходится учитывать большое количество факторов и обрабатывать значительный объем информации. Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее количественно оценить ее экономическую эффективность. На основе эмпирических данных путем экспертного анализа в сочетании с факторным можно достаточно точно оценить экономический эффект, но мы не будем останавливаться на математических выкладках.

Если система выбрана правильно и процесс внедрения прошел успешно, то за счет сокращения времени на выполнения рутинных операций по работе с документами сотрудники организации могут более эффективно использовать рабочее время и выполнять общий объем работ. Сложные системы позволяют оптимизировать деятельность отдельных подразделений и всей организации в целом. Многие системы позволяют получать аналитическую информацию, которая используется для принятия многих важных управленческих решений.

Существуют и другие, не менее важные выгоды, которые даст система автоматизации. Эти выгоды не всегда проявляются в явном виде, но они, безусловно, также влияют на эффективность деятельности организации в целом – повышается уровень профессиональной подготовки персонала, растут амбиции у сотрудников, прививается культура современных информационных технологий.

Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения.

5. Система электронного документооборота «дело»

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. 4

Система документооборота эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых и ведомственных структурах. Система нацелена на повышение эффективности и качества работы сотрудников с электронными документами.

Система поддерживает полный цикл работы с электронными документами от создания проекта документа до списания в дело и передачи в архив.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году.

«ДЕЛО» - первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

В настоящее время «ДЕЛО» используют 2 000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число рабочих мест составляет более 150 000. Семнадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

Сегодня система электронного документооборота «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Высокий уровень качества и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение и отсутствие проблем с дальнейшей эксплуатацией.

Система «ДЕЛО» совместно с широким набором дополнительных модулей представляет собой бизнес-решение, направленное на эффективное решение самого широкого круга задач работы с электронными документами.

Система дает возможность комплексно автоматизировать документооборот организаций любой сферы деятельности и масштаба. А также позволяет плавно и без риска осуществить переход к современным технологиям управления электронными документами.

В зависимости от потребностей заказчика на основе системы «ДЕЛО» можно реализовать:

Автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства.

Полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий).

Смешанный бумажно-электронный документооборот.

Система документооборота «ДЕЛО» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.

Одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Заложенная в систему бизнес-логика без дополнительных доработок позволяет осуществлять контроль, последовательное и параллельное согласование, работать с различными видами поручений, создавать разнообразные отчеты и сводки, разграничивать права доступа к документу, делегировать полномочия и др.

В системе «ДЕЛО» обеспечивается:

Настройка системы в точном соответствии со структурой организации, существующими правилами работы с документами и сложившейся бизнес-логикой в части документооборота. В частности, система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота.

Соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности.

Масштабируемость. Система электронного документооборота «ДЕЛО» обладает неограниченной масштабируемостью.

В системе могут одновременно работать от единиц до сотен тысяч пользователей.

Автоматизация документооборота любого уровня сложности.

Работа в Интернет сетях. В системе «ДЕЛО» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция «ДЕЛО-WEB»), позволяющая работать с документами через Internet.

Поддержка распределенного электронного документооборота. Система электронного документооборота позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.

Работа с большими объемами документов. Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами документов. Реальные, практически подтвержденные возможности – свыше 4 000 000 документов, свыше 3 000 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы.

Соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами.

Система документооборота предприятия «ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности. Требования к организации как традиционного, так и электронного документооборота содержатся в Законодательстве РФ.

В системе документооборота предприятия «ДЕЛО» реализована поддержка платформ и технологий лидеров в области создания информационных технологий на мировом и отечественном рынке:

Microsoft и Oracle – поставщики наиболее популярных платформ для корпоративных приложений.

Интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы.

ABBYY – ведущий разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания документов и форм.

КриптоПро, СигналКом, Aladdin – разработчики надежных средств криптографической защиты информации и информационной безопасности.

Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «ДЕЛО» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями (Например: 1С:Предприятие).

Система «ДЕЛО» представляет собой законченный тиражируемый «коробочный продукт», который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. Удобство и простота внедрения электронного документооборота и дальнейшие работы пользователей обеспечиваются благодаря уникальным эксплуатационным качествам системы.

На основе стандартной «коробочной версии» может быть также реализована заказная система автоматизации электронного документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы собственности.

Система электронного документооборота «Дело» – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Система «ДЕЛО» полностью соответствует государственным нормативно-методическим требованиям в области управления документами. Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «ДЕЛО» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.

Мониторинг документов

2018

Выпуск версии СЭД «ДЕЛО» 18.1

Выпуск СЭД версии 17.2.4

2016

Перевод СЭД на СУБД Postgres

Наша компания оказывает всестороннюю поддержку ЭОС , чтобы дать возможность клиентам перейти на Postgres Pro легко и безболезненно. Партнерство с разработчиками прикладного ПО очень важно для нас, так как именно с их помощью наша СУБД Postgres Pro попадает к конечному потребителю. Конечно, мы помогаем партнерам сделать так, чтобы в их разработках оптимально использовались возможности и преимущества Postgres , главное - максимальная производительность и надёжность при работе. Система "ДЕЛО" очень широко распространена в России, многие заказчики ЭОС рассматривают возможность перехода на версию, использующую Postgres Pro .

Партнерство с Postgres Professional отвечает общей стратегии развития продуктовой линейки и в целом - компании ЭОС . Расширение списка поддерживаемых СУБД с акцентом на технологически независимые и мультиплатформенные решения - один из важнейших приоритетов в разработках ЭОС. Так заказчики получают больше альтернативных вариантов при выборе решений для автоматизации, в том числе и технологически независимых от проприетарного западного ПО. Для многих российских компаний это сегодня становится насущной необходимостью.

Включение в "Реестр отечественного ПО"

система «ДЕЛО» одной из первых среди СЭД -продуктов включена в Реестр отечественного ПО (Приказ Минкомсвязи России от 20.02.2016 №63).

Интеграция с "МойОфис"

18 октября 2016 года пресс-службы компаний «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) и «Новые облачные технологии» сообщили об интеграции продуктов и начале, на этой основе, технологического партнерства.

Согласно заявлению пресс-службы компании, приложения для работы с документами МойОфис интегрированы с системами электронного документооборота ЭОС . Создавать и редактировать документы можно через браузер, мобильный или десктоп-клиент.

Партнеры выразили убежденность в соответствии их соглашения тенденциям на рынке и росту требований заказчиков к внедрению продуктов комплексной автоматизации. Партнерство ЭОС с компанией «Новые облачные технологии» будет содействовать расширению перечня импортозамещающих решений. Развитие линейки офисных приложений для интеграции с СЭД /ECM -системами даст возможность - предложить клиентам более гибкие технологические продукты для создания единого вычислительного окружения в работе с документами.

Релиз «Дело» 15.7

2015

Вышло «Дело» v.15.3

22 октября 2015 года компания «Электронные Офисные Системы» сообщила о выпуске версию системы электронного оборота «ДЕЛО».

• В версии «Дело» 15.3 важное, по мнению разработчиков, изменение - веб-интерфейс рабочего места пользователя.
• Кроме дизайна в системе появилась возможность настроить рабочий стол для себя, тем самым повышая функциональность и удобство работы с системой.
• Переработана модель доступа к данным и реализованы новые принципы работы с документами.
• Расширены возможности сервера электронного взаимодействия (СЭВ), что дает дополнительные преимущества при работе в системе компаниям со сложной филиальной структурой.

В системе «Дело» появился реквизит проекта резолюции – «Статус». Он указывает, на каком этапе подготовки и согласования находится проект резолюции. Статус изменяют должностные лица, работающие над проектом резолюции в процессе его последовательной подготовки и согласования.

Добавлен реквизит проекта резолюции «Приоритет». Он показывает степень важности проекта резолюции. Этот реквизит используется для сортировки записей проектов резолюций в папке кабинета.

Объем закупок системы ДЕЛО в 2015 на основании портала госзакупок

2014

СЭД «Дело» версия 14.2

Коллективная работа пользователей реализован также через «Личные папки». Ранее этот инструмент предназначался только для формирования индивидуальных пользовательских списков РК и РКПД по какому-либо принципу: тематике, автору документа (корреспонденту), рабочему процессу, задаче и т.п. В новой версии можно предоставить доступ к этим выборкам для других пользователей, они получат права на просмотр содержимого папки (просмотр перечня объектов и редактирование примечаний к ним), добавление и удаление записей, управление правами доступа, удаление папки.

В окне «Папки пользователя» теперь вместе со «своими» папками показываются и «чужие», к которым у пользователя есть доступ. В зависимости от операции, из которой вызвано окно, показываются чужие папки, на которые у текущего пользователя есть определённые права. В СЭД «ДЕЛО» появился дополнительный инструмент для информационного взаимодействия в подразделениях или временных рабочих группах.

Появилась возможность дать пользователю право доступа к просмотру РКПД в папке кабинета, даже если он не имеет прав на работу с ними. Ранее пользователь не мог просматривать РКПД, если он не имел прав работы хотя бы за одного из фигурантов РКПД. В новой версии можно настроить права так, чтобы такой пользователь мог видеть записи всех РКПД, находящихся в соответствующих папках кабинета, и иметь к ним доступ на чтение.

В данной версии добавлены дополнительные инструменты для работы с резолюциями и отслеживания сроков исполнения. Теперь в системе «ДЕЛО» и подсистеме «ДЕЛО-Web» операция группового ввода подчиненных резолюций доступна в папке кабинета «Поступившие» (раньше была доступна только в папке «На исполнении»). Ранее в системе «ДЕЛО» и подсистеме «ДЕЛО-Web» действие параметров пользователя «Первый исполнитель от предыдущей РКПД», «Дата резолюции от предыдущей резолюции», «Автор резолюции от предыдущей резолюции» распространялось только на текущий сеанс работы пользователя с системой. Теперь эти параметры могут быть настроены так, что они будут распространяться на все сеансы работы данного пользователя в СЭД, что экономит время специалистов в организациях с большим объемом документооборота.

Изменения, включенные в версию 14.2 затронули работу со справочниками, взаимодействие через СЭВ , параметры полнотекстового поиска, механизмы проверки ЭП, протоколирование действий с дополнительными реквизитами, работу с прикрепленными файлами и описями дел. Полный список изменений и отличий от предыдущей версии - в документации на систему.

Интеграция с VideoMost

Пользователи СЭВ – коммерческие организации с территориально-распределенной структурой (например, управляющая компания, дочерние компании, филиалы, партнеры) и государственные органы (например, правительства, министерства и ведомства субъектов РФ, органы местного самоуправления или федеральные органы государственной власти, территориальные управления, подведомственные ФГУ и другие учреждения). СЭВ может применяться для автоматизации служб «одного окна» при работе с гражданами.

Сегодня мир становится мобильным, руководители редко бывают на рабочем месте, а продолжать работу с документами, давать распоряжения надо. Удаленная работа сотрудников уже стала нормой: для этого используются смартфоны , коммуникаторы, ноутбуки или планшеты. Системы электронного документооборота не стали исключением в общем тренде мобильности. Подсистема «Мобильный кабинет» обеспечивает доступ к работе в СЭД «ДЕЛО» с любого мобильного устройства, в том числе, с iPad, iPhone , коммуникаторов и смартфонов . Используя «Мобильный кабинет», сотрудник может получать оповещения о новых документах, отправленных ему на рассмотрение, подписывать и визировать документы, выдавать поручения и вводить отчеты об исполнении задач. Применение «Мобильного кабинета» позволяет сотрудникам продолжать работу с документами и оперативного реагировать на новые задачи при работе вне офиса и отсутствии доступа к компьютеру.

Решение «АРМ Руководителя» ориентировано, в первую очередь, на менеджеров высшего звена и предоставляет пользователю интуитивно-понятный интерфейс, объединяющий все преимущества работы с бумажными документами (например, нанесение рукописных резолюций) и возможности электронного документа (скорость получения данных и интерактивность). Разрабатывая «АРМ Руководителя», специалисты компании ориентировались на значительный опыт ЭОС в реализации проектов по автоматизации документооборота самого разного масштаба. Экспертиза ЭОС в области автоматизации управленческого документооборота позволила выделить из всего многообразия функционала СЭД только те элементы, которые действительно необходимы руководителю для работы с документами и принятия управленческих решений. Логика работы программы позволяет руководителю одним нажатием кнопки ознакомиться с документом и сопроводительными аналитическими материалами, необходимыми для принятия решения.

«АРМ Руководителя» может работать с использованием любого компьютера под управлением OC Windows 7, но наиболее эффективно его применение совместно с планшетными устройствами, оснащенными сенсорным экраном. Работа в системе может осуществляться как при подключении к внутренней сети, так и при удаленном доступе к СЭД через Интернет, и при отсутствии доступа в Сеть (в дальнейшем при подключении к серверу происходит синхронизация данных). Система реализует все возможные сценарии работы с документами, в том числе, согласование, нанесение резолюции и утверждение. Причем резолюция может быть введена в виде рукописного текста или звукового сообщения. Таким образом, «АРМ Руководителя» представляет удобный, универсальный и всегда доступный инструмент для оперативной работы с документами. Решение поставляется как дополнительная опция к системе «ДЕЛО», но благодаря поддержке стандартных механизмов интеграции с другими программными продуктами, может быть настроено на использование с другими СЭД и информационными системами.

CЭД "Дело" версия 11.0.5

Основные доработки версии ДЕЛО 11.0.5 коснулись расширения возможностей защиты информации , работы с электронной почтой и электронными подписями. Появились дополнительные возможности по обработке обращений граждан при передаче паспортных данных и ИНН гражданина.

В версии «ДЕЛО» 11.0.5. получил дальнейшее развитие модуль МЭДО, что особенно интересно участникам системы межведомственного электронного документооборота. Важно, что функционал, используемый для межведомственного взаимодействия, может быть также применен и при оказании государственных услуг.

Система МЭДО предназначена для организации автоматизированного обмена электронными документами между участниками межведомственного документооборота, а также информирования высших органов государственной власти о ходе исполнения поручений. Информирование о ходе исполнения происходит с помощью специальных уведомлений. В новой версии «ДЕЛО» 11.0.5. появились дополнительные уведомления, касающиеся регистрации документов, приходящих по системе МЭДО.

Напоминаем, что выстраивание системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) – одна из основных задач в рамках работ по созданию электронного правительства. Под эгидой Федеральной службы охраны успешно реализуется проект МЭДО, активное участие в котором принимает компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).

Система МЭДО обеспечивает взаимодействие систем электронного документооборота Аппарата Правительства (АП РФ) и аналогичных систем, используемых в федеральных органах исполнительной власти. Кроме того, в настоящее время, система межведомственного электронного документооборота предусматривает взаимодействие не только информационных систем федеральных органов исполнительной власти, но также и иных органов государственной власти. ЭОС, в частности, принимает участие в реализации отработки межведомственного электронного документооборота между АП РФ и региональным органом государственной власти (Калининградская область). В настоящее время идет процесс присоединения к системе и других, в том числе региональных, органов власти.

Рынок Описание системы на независимом портале о СЭД.

binfo.ru Описание системы на независимом портале о СЭД.

Проекты, внедрения и интервью ЭОС на независимом портале ict-online

Проекты, внедрения и интервью ЭОС на независимом портале mskit

Проекты, внедрения и интервью ЭОС на независимом портале spbit

Проекты, внедрения и интервью ЭОС на независимом портале nnit

ERP NEWS Компания ЭОС и ее проекты