Составные части письма

..."Ревизор" сыгран -- и у меня на душе так смутно, так странно... Я ожидал, я знал наперед, как пойдет дело, и при всем том чувство грустное и досадно-тягостное облекло меня. Мое же создание мне показалось противно, дико и как будто вовсе не мое. Главная роль пропала: так я и думал. Дюр ни на волос не понял, что такое Хлестаков. Хлестаков сделался чем-то вроде Альнаскарова, чем-то вроде целой шеренги водевильных шалунов, которые пожаловали к нам повертеться из парижских театров. Он сделался просто обыкновенным вралем,-- бледное лицо, в продолжение двух столетий являющееся в одном и том же костюме. Неужели в самом деле не видно из самой роли, что такое Хлестаков? Или мною овладела довременно слепая гордость, и силы мои совладеть с этим характером были так слабы, что даже и тени, и намека в нем не осталось для актера? А мне он казался ясным. Хлестаков вовсе не надувает; он не лгун по ремеслу; он сам позабывает, что лжет, и уже сам почти верит тому, что говорит. Он развернулся, он в духе, видит, что всё идет хорошо, его слушают -- и по тому одному он говорит плавнее, развязнее, говорит от души, говорит совершенно откровенно и, говоря ложь, выказывает именно в ней себя таким, как есть. Вообще у нас актеры совсем не умеют лгать. Они воображают, что лгать значит просто нести болтовню. Лгать значит говорить ложь тоном так близким к истине, так естественно, так наивно, как можно только говорить одну истину; и здесь-то заключается именно всё комическое лжи. Я почти уверен, что Хлестаков более бы выиграл, если бы я назначил эту роль одному из самых бесталанных актеров и сказал бы ему только, что Хлестаков есть человек ловкий, совершенный comme il faut, умный и даже, пожалуй, добродетельный, и что ему остается представить его именно таким. Хлестаков лжет вовсе не холодно или фанфаронски-театрально; он лжет с чувством, в глазах его выражается наслаждение, получаемое им от этого. Это вообще лучшая и самая поэтическая минута в его жизни -- почти род вдохновения. И хоть бы что-нибудь из этого было выражено! Никакого тоже характера, т. е. лица, т. е. видимой наружности, т. е. физиономии, решительно не дано было бедному Хлестакову. Конечно, несравненно легче карикатурить старых чиновников, в поношенных вицмундирах с потертыми воротниками; но схватить те черты, которые довольно благовидны и не выходят острыми углами из обыкновенного светского круга,-- дело мастера сильного. У Хлестакова ничего не должно быть означено резко. Он принадлежит к тому кругу, который, повидимому, ничем не отличается от прочих молодых людей. Он даже хорошо иногда держится, даже говорит иногда с весом, и только в случаях, где требуется или присутствие духа, или характер, выказывается его отчасти подленькая, ничтожная натура. Черты роли какого-нибудь городничего более неподвижны и ясны. Его уже обозначает резко собственная, неизменяемая, черствая наружность и отчасти утверждает собою его характер. Черты роли Хлестакова слишком подвижны, более тонки и потому труднее уловимы. Что такое, если разобрать в самом деле, Хлестаков? Молодой человек, чиновник, и пустой, как называют, но заключающий в себе много качеств, принадлежащих людям, которых свет не называет пустыми. Выставить эти качества в людях, которые не лишены, между прочим, хороших достоинств, было бы грехом со стороны писателя, ибо он тем поднял бы их на всеобщий смех. Лучше пусть всякий отыщет частицу себя в этой роли и в то же время осмотрится вокруг без боязни и страха, чтобы не указал кто-нибудь на него пальцем и не назвал бы его по имени. Словом, это лицо должно быть тип многого разбросанного в разных русских характерах, но которое здесь соединилось случайно в одном лице, как весьма часто попадается и в натуре. Всякий хоть на минуту, если не на несколько минут, делался или делается Хлестаковым, но, натурально, в этом не хочет только признаться; он любит даже и посмеяться над этим фактом, но только, конечно, в коже другого, а не в собственной. И ловкий гвардейский офицер окажется иногда Хлестаковым, и государственный муж окажется иногда Хлестаковым, и наш брат, грешный литератор, окажется подчас Хлестаковым. Словом, редко кто им не будет хоть раз в жизни,-- дело только в том, что вслед за тем очень ловко повернется, и как будто бы и не он. Итак, неужели в моем Хлестакове не видно ничего этого? Неужели он просто бледное лицо, а я, в порыве минутно-горделивого расположения, думал, что когда-нибудь актер обширного таланта возблагодарит меня за совокупление в одном лице толиких разнородных движений, дающих ему возможность вдруг показать все разнообразные стороны своего таланта. И вот Хлестаков вышел детская, ничтожная роль! Это тяжело и ядовито-досадно. С самого начала представления пьесы я уже сидел в театре скучный. О восторге и приеме публики я не заботился. Одного только судьи из всех, бывших в театре, я боялся,-- и этот судья был я сам. Внутри себя я слышал упреки и ропот против моей же пьесы, которые заглушали все другие. А публика вообще была довольна. Половина ее приняла пьесу даже с участием; другая половина, как водится, ее бранила -- по причинам, однако ж, не относящимся к искусству. Каким образом бранила, мы об этом поговорим при первом свидании с вами; тут есть много поучительного и немало смешного. Я даже кое-что записал; но это в сторону. Вообще с публикою, кажется, совершенно примирил "Ревизора" городничий. В этом я был уверен и прежде, ибо для таланта, каков у Сосницкого, ничего не могло остаться необъясненным в этой роли. Я рад, по крайней мере, что доставил ему возможность выказать во всей ширине талант свой, об котором уже начинали отзываться равнодушно и ставили его на одну доску со многими актерами, которые награждаются так щедро рукоплесканиями во вседневных водевилях и прочих забавных пьесах. На слугу тоже надеялся, потому что заметил в актере большое внимание к словам и замечательность. Зато оба наши приятели, Бобчинский и Добчинский, вышли сверх ожидания дурны. Хотя я и думал, что они будут дурны, ибо, создавая этих двух маленьких человечков, я воображал в их коже Щепкина и Рязанцева, но все-таки я думал, что их наружность и положение, в котором они находятся, их как-нибудь вынесет и не так обкарикатурит. Сделалось напротив: вышла именно карикатура. Уже пред началом представления, увидевши их костюмированными, я ахнул. Эти два человечка, в существе своем довольно опрятные, толстенькие, с прилично приглаженными волосами, очутились в каких-то нескладных, превысоких седых париках, всклоченные, неопрятные, взъерошенные, с выдернутыми огромными манишками; а на сцене оказались до такой степени кривляками, что просто было невыносимо. Вообще костюмировка большей части пьесы была очень плоха и бессовестно карикатурна. Я как бы предчувствовал это, когда просил, чтоб сделать хоть одну репетицию в костюмах; но мне стали говорить, что это вовсе не нужно и не в обычае и что актеры уж знают свое дело. Заметивши, что цены словам моим давали немного, я оставил их в покое. Еще раз повторяю: тоска, тоска. Не знаю сам, отчего одолевает меня тоска. Во время представления я заметил, что начало четвертого акта холодно; кажет)ся, как будто течение пьесы, дотоле плавное, здесь прервалось или влечется лениво; признаюсь, еще во время чтения сведущий и опытный актер сделал мне замечание, что не так ловко, что Хлестаков начинает первый просить денег взаймы и что было бы лучше, если бы чиновники сами ему предложили. Уважая замечание довольно тонкое, имеющее свои справедливые стороны, я, однако же, не видел причины, почему Хлестаков, будучи Хлестаковым, не мог попросить первый. Но замечание было сделано; "стало быть,-- сказал я сам в себе,-- я плохо выполнил эту сцену"; и точно, теперь, во время представления, я увидел ясно, что начало четвертого акта бледно и носит признак какой-то усталости. Возвратившись домой, я тот же час принялся за переделку. Теперь, кажется, вышло немного сильнее, по крайней мере, естественнее и более идет к делу. Но у меня нет сил хлопотать о включении этого отрывка в пьесу. Я устал; и как вспомню, что для этого нужно ездить, просить и кланяться, то бог с ним,-- пусть лучше при втором издании или возобновлении "Ревизора". Еще слово о последней сцене. Она совершенно не вышла. Занавес закрывается в какую-то смутную минуту, и пьеса, кажется, как будто не кончена. Но я не виноват. Меня не хотели слушать. Я и теперь говорю, что последняя сцена не будет иметь успеха до тех пор, пока не поймут, что это просто немая картина, что всё это должно представлять одну окаменевшую группу, что здесь оканчивается драма и сменяет ее онемевшая мимика, что две-три минуты должен не опускаться занавес, что совершиться всё это должно в тех же условиях, каких требуют так называемые живые картины. Но мне отвечали, что это свяжет актеров, что группу нужно будет поручить балетмейстеру, что несколько даже унизительно для актера, и пр., и пр., и пр. Много еще других прочих увидел я на минах, которые были досаднее словесных. Несмотря на все эти прочие, я стою на своем и сто раз говорю: нет. Это не свяжет нимало, это не унизительно; пусть даже балетмейстер сочинит и составит группу, если только он в силах почувствовать настоящее положение всякого лица. Таланта не остановят указанные ему границы, как не остановят реку гранитные берега: напротив, вошедши в них, она быстрее и полнее движет свои волны. И в данной ему позе чувствующий актер может выразить всё. На лицо его здесь никто не положил оков, размещена только одна группировка; лицо его свободно выразит всякое движение. И в этом онемении разнообразия для него бездна. Испуг каждого из действующих лиц не похож один на другой, как не похожи их характеры и степень боязни и страха, вследствие великости наделанных каждым грехов. Иным образом остается поражен городничий, иным образом поражена жена и дочь его. Особенным образом испугается судья, особенным образом попечитель, почтмейстер и пр. и пр. Особенным образом останутся пораженными Бобчинский и Добчинский, и здесь не изменившие себе и обратившиеся друг к другу с онемевшим на губах вопросом. Одни только гости могут остолбенеть одинаким образом, но они даль в картине, которая очерчивается одним взмахом кисти и покрывается одним колоритом. Словом, каждый мимически продолжит свою роль и, несмотря на то, что, невидимому, покорил себя балетмейстеру, может всегда остаться высоким актером. Но у меня недостает больше сил хлопотать и спорить. Я устал и душою и телом. Клянусь, никто не знает и не слышит моих страданий. Бог с ними со всеми. Мне опротивела моя пьеса. Я хотел бы убежать теперь бог знает куда, и предстоящее мне путешествие, пароход, море и другие, далекие небеса могут одни только освежить меня. Я жажду их как бог знает чего. Ради бога, приезжайте скорее. Я не поеду, не простившись с вами. Мне еще нужно много сказать вам того, что не в силах сказать несносное, холодное письмо... 1836 г., мая 25. С.-Петербург.

Функциональное назначение деловых писем как элемента деловой коммуникации, заключается в достижении согласия между двумя и большим количеством партнеров (организациями, учреждениями, фирмами, отдельными лицами).

Официально-деловая сфера общения, функциональное назначение деловой переписки определяют его особенности. Прежде всего, это официальность, обусловлена, во-первых, ситуациями общения и, во-вторых, характером отношений между партнерами.

в Письменной деловой речи присуще использование ситуационных клише, стереотипных выражений, фраз. Унификация деловой переписки обусловлена требованиями экономии языка и необходимостью облегчить процесс обработки писем. "Расточительность в словах означает расточительство в долларах" - любят подчеркивать американцы.

В канцелярии Белого дома подсчитали, что из-за небрежного составления деловых писем американские компании еженедельно теряют несколько миллионов долларов.

Интересно, что Рузвельт не принимал к чтению официальные бумаги, если размер текста превышал половину страницы, и требовал "уложить" суть любой проблемы, какой бы она не была тяжелой, в указанные рамки".

Эйнштейн в своем обращении относительно проекта создания атомной бомбы смог изложить просьбу двумя фразами: "Наполеон отверг обращение Фултока оснастить судна паровым двигателем и был разгромлен на море. С Америкой будет то же самое, если Вы знехтуєте изобретениями современной науки" [ 146].

в современных условиях компьютеризации деятельности предприятий, фирм и корпораций в Украине этот факт преднамеренной эволюции американского делового письма является убедительным доказательством унификации и стандартизации письменного общения.

Итак, перед тем, как взять ручку или включить персональный компьютер, стоит осознать:

Какой это будет письмо - сопроводительное, письмо-просьба, письмо-сообщение, письмо-напоминание и проч.;

Предполагается ответ;

Поймет ли адресат содержание письма однозначно;

Есть ли уверенность в том, что письмо придет вовремя (если нет, лучше воспользоваться телефоном или модемной связью).

Известный американский менеджер Ли Я кока в книге "Карьера менеджера" отмечал, что подготовка делового письма - это лучшее средство познания тайн менеджмента .

Четкий порядок письменного изложения какой-либо идеи тем самым является первым шагом к ее воплощению в жизнь. В разговоре можно выкладывать разного рода недооформленные идеи. Если же мысль излагается на бумаге, происходит нечто такое, что побуждает углубиться в конкретные детали. При этом гораздо труднее ввести в заблуждение самого себя, чем кого-то другого.

Письменная речь имеет свои сильные и слабые стороны: Человеку, безусловно, значительно легче излагать свои мысли устно, чем письменно. Но действительность требует, чтобы все умели писать. Цель написания сведению:

Привлечь внимание к определенной ситуации или проблемы;

Дать возможность легко понять написанное;

Побудить действовать так, а не иначе.

Это явная цель. Но есть также цель, которую не видит даже тот, кто пишет письмо. Эта цель - лучше осознать проблему, составить стройное логическое представление о своем замысле.

Составление плана письма

Независимо на каком языке готовится письмо, после того, как определена цель письма, составляется его план. Тщательно отбираются все факты, которые необходимо указать. Текст письма строится из трех основных частей:

основное содержание (просьба, указание, дополнительное сообщение и др.);

заключительная часть (благодарность, просьба написать в случае, если что-то останется непонятным тому подобное.).

o Вступительную часть строят в зависимости от цели написания письма. Например:

Если составляется письмо-ответ, то во вступлении выражают благодарность за приглашение, сообщение о том, что адресат является известным в своей области знаний и тому подобное. Например: Мы благодарим вас за брошюру с информацией о Ваших услугах... (We thank you for the brossure with information about your services in it...).

Если письмо носит лишь информационный характер, то во вступлении преподают историю создания организации, ее развития и становления, суть деятельности в это время, приводят статистические данные и тому подобное. Например: Мы сообщаем, что наша компания сотрудничает с... (We wish to inform you that our company cooperates with...).

Если необходимо объяснить вопросы, поставленные партнером, то, кроме ответов, высказывается мнение о возможности дальнейшего сотрудничества или об отсутствии этой возможности, излагаются предложения. Например: В связи с Вашим запросом мы сообщаем, что могли бы прислать группу специалистов... (In connection with your enquiry we are informing you that we could send a group of specialists...).

Если письмо имеет характер реагирования на невыполнение взятых обязанностей, несоблюдение сроков поставки или другие действия, затрагивающие интересы адресата, оценка того, что случилось, и сообщение о разрыве отношений не должны иметь резкого характера. Например: Мы с удивлением узнали, что вы не подписали наши документы... (We are puzzled to learn that you haven"t signed our documents...).

Большое значение имеет изложение основного материала листа. Вся информация должна подаваться кратко, логично, ясно. Но и чрезмерное увлечение лаконичностью не оправдано, поскольку ведет к дополнительных вопросов, пояснений и уточнений, что требует продолжения переписки. оттягивает практическое решение вопросов.

В ходе написания основной части письма необходимо:

Проанализировать все аргументы, отказаться, по возможности, от второстепенного;

Сгруппировать все факты по выбранному направлению, подобрать заголовки к каждому разделу;

Написать каждый заголовок на отдельном листе бумаги, сложить в него небольшие вопросы;

Обдумать очередность изложения, пользоваться принципом " от неизвестного к известному;

Не останавливаться на банальных вещах: краткость - сестра таланта;

Использовать графики, схемы, таблицы и т. п;

Не пренебрегать работой над черновиками, текст должен быть удобным для чтения.

o Заключительная часть письма также имеет свои варианты. Здесь традиционно преподаются надежды на развитие отношений и на то, что представленная в письме информация будет взаимно полезной. Например: Надеемся, что будем поддерживать сотрудничество, и уверяем Вас... (We would like to maintain cooperation and assure you...),

Если письмо адресовано лицу, с которым еще не был установлен деловой контакт, в заключительной части адресант может написать, что надеется на скорое получение ответа и выполнение заказа. Например: Будем благодарны за срочное выполнение нашего заказа (Your prompt execution of our order would be appreciated).

В случае предстоящего разрыва деловых контактов с партнером заключительная часть письма может быть сведена к фразе: Одновременно свидетельствуем о нашей открытости для делового сотрудничества в будущем (We simultaneously testify to our openess for business like cooperation in future.).

Таким образом, по негативному содержанию письма партнеру дается возможность в случае изменения его позиции вернуться к деловому сотрудничеству. Такой ответ будет более признаком вежливости, чем надеждой на сотрудничество в дальнейшем, следовательно, этикета будут соблюдены.

При необходимости в заключительной части письма сообщаются фамилия, должность, адрес и номер телефона лица, которое имеет возможность помочь в решении вопросов. Такое сообщение делается максимально доброжелательным тоном.

Например:

в Случае необходимости не стесняйтесь связываться с нашим представителем В. Шамраєм и выяснять все вопросы, которые будут возникать (If necessary do not hesitate to contact with our representative (А. Shamray) and clear up all questions that arise with him.).

Стиль делового письма

Термин "стиль" происходит от греческого слова styloz (латинское - stilus). Так называли палочку для писания на покрытых воском тонких дощечках. Один конец палочки был заостренным, им писали, второй имел вид лопатки для разравнивания воска, если написанное вытирали. "Чаще переворачивай стиль!",- говорил ученику учитель. Это означало: пиши и исправляй, изменяя написанное. Со временем это выражение достал переносное значение: "Работай над стилем изложения".

Стиль письма претерпевает быстрых изменений, с каждым годом становится простішім, менее официальным. Отказывайтесь от использования фраз, которые вышли из обихода. Современные корреспонденты отдают предпочтение простым высказыванием. Больше чем когда-либо время является дорогим для руководителя, которому некогда читать большое количество ненужных слов.

Но лицо, пишет деловое письмо, должна составить о себе хорошее впечатление, поэтому несколько слов почета будут очень уместны. Однако не стоит злоупотреблять комплименты, чтобы не вызвать противоположный эффект: партнер может почувствовать неискренность адресанта.

Тон письма

От построения фраз зависит результат делового общения. Еще Френсис Бэкон утверждал, что вести деловой диалог в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и правильно располагать их. Например, вместо того, чтобы написать "Мы не понимаем, почему Вы не оплатили счет", напишите "Мы уверены, что то, что Вы не оплатили - является случайным действием" или вместо "Мы не можем оплатить, пока не получим..." лучше написать "Мы будем рады оплатить, как только получим...".

Целесообразнее написать "Нам обидно узнать из Вашего письма, что..." вместо "У нас Ваше письмо, в котором вы заявляете, что...".

Типы предложений делового письма

Лицо, которое не имеет опыта деловой переписки, имеет влечение к чрезмерно длинных предложений, что мешает пониманию текста. Когда человек читает фразу из 20 слов, она должна прочитать ее еще раз.

Но и чрезмерная лаконичность мешает пониманию текста или придает ему брутальности. Поэтому лучше употреблять различные по конструкции предложения.

в Конце раздела хочется напомнить, что, палачи человек придерживается определенной культуры управленческого документирования, правил подготовки документов, вводит в свое речи словосочетания из другого языка, не разрушая грамматической основы и фонетических особенностей украинской, оберегает ее красоту, пользуется ее фразосполученням и богатством, это не вызывает возражений.

Стоит помнить, что благозвучие, лексическое и фразеологическое богатство, синтаксическая гибкость, огромные словообразовательные возможности украинского языка получили общее признание. В Париже, например, на Всемирном конкурсе красоты языков, она заняла третье место после французского и персидского.

Задачей экзаменационного теста в разделе “Письмо” являлась проверка уровня сформированности умений экзаменуемых использовать письменную речь для решения коммуникативно-ориентированных задач. Раздел “Письмо” в 2008 г. состоял из двух заданий:

С1 – Письмо личного характера (критерии оценки которого относились к базовому уровню);

C2 – Письменное высказывание с элементами рассуждения (критерии оценивания которого относились к высокому уровню).

С1 был отрывок из письма друга по переписке, в котором сообщалось о событиях в жизни друга и задавались вопросы.

Стимулом для высказывания в задании С2 было утверждение, с которым тестируемый мог согласиться или не согласиться, выразить свое мнение по поводу этого утверждения, приведя аргументы и доказательства.

В таблице представлена информация о типах заданий, уровне сложности, объеме, продолжительности выполнения заданий контрольных измерительных материалов в разделе “Письмо”.

Средний результат выполнения задания C1 составил 77% (2007г. – 75%) от максимального балла. Средний результат выполнения задания С2 составил, как и в 2007 году, 62% от максимального балла.

Группы “хорошистов” и “отличников” получили высокие оценки за оба задания по всем критериям. Группа “троечников” справилась только с заданием С1.

Анализ выполнения экзаменуемыми этого раздела можно сделать, основываясь на характере допущенных типичных ошибок.

При выполнении задания С1 (Письмо личного характера) большинство экзаменуемых правильно выбрали элементы неофициального стиля. Практически все испытуемые соблюдали нормы вежливости, начиная письмо с благодарности за полученное письмо, подавляющее большинство употребляли соответствующую завершающую фразу и ставили правильно подпись в конце письма. В ряде случаев отсутствовали адрес и дата. Более трудным оказалось выполнение коммуникативной задачи. Более трети экзаменуемых не смогли представить полный ответ на запрашиваемую в письме информацию.

Таблица: Структура и содержание раздела “Письмо”

Задание	Тип задания	Проверяемые умения (основные блоки)	Требуемый объем	Время выполнения
С1	Письмо личного характера	– Дать развернутое сообщение – Запросить информацию – Использовать неофициальный стиль – Соблюдать формат неофициального письма	100–140 слов	20 мин.
С2	Письменное высказывание с элементами рассуждения	– Высказать свое мнение и привести аргументы, доказательства, примеры – Сделать вывод. Последовательно и логически правильно строить высказывание – Использовать соответствующие средства логической связи – Правильно оформить стилистически в соответствии с поставленной задачей	200–250 слов	40 мин.

Например:

Личное письмо

Задание для учащегося

С1. You have 20 minutes to do this task.

You have received a letter from your English-speaking pen friend Bill who writes

…I don’t think it will be a problem for me to choose a good job in the future as I’m really interested in foreign languages, cultures and countries and I hope I’ll work as a translator or teacher of foreign languages some day. Have you already decided on your career? What job are you going to choose? Why?

I’ve lived in the USA my whole life but I’d really love to travel to other countries…

Write a letter to Bill.

– answer his questions

– ask 3 questions about his plans for travelling.

Write 100 – 140 words.

Remember the rules of letter writing.

Текст 1 выполненного учащимся личного письма

Thank you for your letter. Well, I shall answer your questions.

I have already decided on my career. I want to be a translator of English. It was not a problem to chose this profession because I like English. Also I want to be a teacher of English. It’s a good idea too.

But I want to have a break and enjoy myself before I go to a University. I want to travel alone or with my parents. What about you? What are your future planning of traveling? Would you like to visit my country? It will be nice if we meet soon.

Hope to hear from you soon,

Анализ задания 1

Тип задания: задание с развернутым ответом

Целесообразность стиля и формат: личное письмо, неформальный стиль общения, базовый уровень.

Требуемый объем: 100-140 слов

Что ожидается от учащегося?

– Дать развернутое сообщение и ответить на все вопросы друга;

– Запросить информацию;

– Использовать неофициальный стиль;

– Соблюдать формат неофициального письма.

Комментарии к личному письму

Личное письмо оценивается по двум критериям: содержание и организация текста. Однако проверка работы начинается с формального, но важного момента – подсчета количества слов в выполненном задании. Требуемый объем дается в задании для учащегося (С1: 100–140 слов). В п. 11 спецификации даны четкие инструкции на этот счет: “Допустимое отклонение от заданного объема составляет 10%. Если в выполненном задании С1 менее 90 слов … , то задание проверке не подлежит и оценивается 0 баллов. При превышении объема более чем на 10%, т.е. если в выполненном задании С1 более 154 слов … , проверке подлежит только та часть работы, которая соответствует требуемому объему. Таким образом, при проверке задания С1 отсчитываются от начала работы 140 слов … и оценивается только эта часть работы”. При этом подсчитываются все слова (предлоги и артикли в том числе), краткие (стяженные формы) глаголов (didn’t, can’t, let’s) считаются за 1 слово.

Убедившись в том, что требуемый объем соблюден, переходим к оцениванию выполненного задания.

Оценивая первый критерий – содержание (решение коммуникативной задачи), мы должны ответить на следующие вопросы:

1. отражает ли содержание все аспекты, указанные в задании;

2. выбрано ли стилевое оформление правильно, с учетом цели высказывания и адресата (для личного письма – это неофициальный стиль);

3. соблюдены ли принятые в языке нормы вежливости;

4. соблюден ли требуемый объем высказывания.

Детализируя первый вопрос, необходимо сформулировать все аспекты содержания, которые должен раскрыть в своем личном письме экзаменуемый. Для этого надо проанализировать письмо-стимул и дополнительное задание, которое дается после него. В результате получится следующий список (будем сразу отмечать, отражен ли этот аспект содержания в анализируемой работе и насколько полно он отражен):

1.1. Есть ли сообщение, что учащаяся уже выбрала будущую профессию? – Есть: I have already decided on my career.

1.2. Есть ли сообщение о том, кем хочет стать автор письма? – Есть: I want to be a translator of English. Also I want to be a teacher of English.

1.3. Есть ли сообщение, почему автор хочет стать переводчиком и учителем? – Есть, но аргументация неразвернутая и слабая в первом случае, почему она хочет стать переводчиком: “because I like English” и отсутствует вообще во втором случае, почему она хочет стать учителем.

2.1. Дано ли обращение в правильной форме в соответствии с неофициальным стилем? – Дано правильно.

2.2. Дана ли завершающая фраза в правильной форме в соответствии с неофициальным стилем? – Да, дана правильно.

2.3. Дана ли правильная форма, только имя пишущего? – Дана.

По третьей составляющей решения коммуникативной задачи (принятые в языке нормы вежливости):

И, наконец, (4) соответствует ли объем высказывания поставленной задаче и указанным в задании требованиям? – Соответствует. К сожалению, возможны случаи, когда при формально соблюденном объеме – 90 слов экзаменуемый не выполняет содержательные задачи, ограничиваясь краткими неаргументированными ответами на заданные в письме-стимуле вопросы, а требуемый объем выполняет за счет изложения выученного наизусть “топика”.

Подводя итог по критерию содержания: максимально за содержание дается 3 балла, анализируемая работа может быть оценена 2 баллами, так как в ней нет развернутой аргументации, почему экзаменуемый выбрал эту профессию. Кроме того, полностью повторена информация (выбрана та же профессия) из письма-стимула, письма Билла. Однако оценка не будет за это снижена, так как, возможно, Ольга действительно хочет тоже стать переводчиком и учителем.

Второй критерий, по которому оценивается личное письмо – организация текста.

Оценивая задание по этому критерию, мы должны ответить на следующие вопросы:

5.1. Насколько логично в целом высказывание? – В целом, письмо логично, но в первом абзаце две фразы, которые не совсем логично связаны, и требуется еще какое-нибудь предложение между ними.

5.2. Присутствуют ли средства логической связи и правильно ли они использованы? – Присутствуют, но минимально. Используются в целом правильно.

5.3. Разделен ли текст на абзацы? – Письмо разделено на абзацы, деление логично, абзацы четко выделены красной строкой. Однако желательно было выделить вопросы к другу в отдельный абзац.

5.4. Соответствует ли оформление текста нормам, принятым в стране изучаемого языка?

Этот последний вопрос требует детализации:

а) Обращение на отдельной строке – соответствует.

б) Завершающая фраза на отдельной строке – соответствует.

в) Подпись на отдельной строке – не соответствует.

д) Дата – соответствует.

Подведем итоги по критерию организации текста: максимальный балл по данному критерию – 3 балла, учащаяся получит с некоторой натяжкой 2 балла. Оценка снижена за отсутствие адреса, за то, что не дана подпись на отдельной строке и некоторое нарушение логичности. Таким образом, в целом за личное письмо учащаяся получит 4 балла.

Текст 2 выполненного учащимся личного письма

(с сохранением языкового оформления)

Many thanking for your letter. Sorry, but I had no time to answer. I’m very beasy, because I prepare to my exams.

You asked me about my career. I think it is rather difficult to do a wright choice. Many of young people want to have a very good job.

I want to become a translator as you. I’ll love this job and I love traveling. What your favourite country and where have you never been?

Комментарии к личному письму

Объем выполненного письма менее 90 слов. Письмо проверяться не будет. Учащийся получит 0 баллов за содержание, а значит и за все письмо.

При выполнении задания С2 (Высказывание с элементами рассуждения) экзаменуемые также затруднялись с решением коммуникативной задачи в полном объеме. Тем не менее, значительная часть выпускников смогла представить высказывание требуемого объема, продемонстрировала умение привести аргументы “за” и “против” или сформулировать собственное мнение и увидеть другие возможные точки зрения.

Трудной оказалась задача сформулировать проблему в начале высказывания, не повторяя формулировку задания, а используя синонимические средства и синтаксический перифраз. Вновь дает о себе знать тенденция использования материала пресловутых “топиков” в качестве готовых отрывков, вставляемых в письменное высказывание. Что касается организации текста, то по-прежнему остается проблема деления текста на абзацы и использования средств логической связи.

Например:

Задание для учащихся

C2. You have 40 minutes to do this task.

Comment on the following statement.

It’s reported that billions of dollars are spent on space exploration projects every year. Some people believe that this money should be used to solve problems on Earth.

What is your opinion? What problems should humanity solve first of all?

Write 200 – 250 words.

Use the following plan:

– make an introduction (state the problem)

– express your personal opinion and give reasons for it

– give arguments for the other point of view and explain why you don’t agree with it

– draw a conclusion

Текст выполненного учащимся письменного высказывания с элементами рассуждения

(с сохранением языкового оформления)

Nowadays a lot of people spend their money on new projects or researches. For example billions of dollars are spent on space exploration projects every year. I think it is not right. Our Earth needs some helpness from goverments from different countries. People have a lot of problems in medicine. We have illnesses like cancer with which people don’t know how to fight We will know everything about spaces, but nothing about our health, our life on Earth. Is that right? No, I think.We should take care about each other and our goverment should spend money on people, on life’s troubles. Government should spend money on our grandmothers and grandfathers, take care about nature, because we have problems with atmosphere. We know about pollution but we don’t want to find the solution about this problem. We should take care about our animals who are in danger. We should take care about poverty, we shall think about it. A lot of people need our help, our money, because they don’t have something to eat. We should think about children, whose parents denyed from them when they were born. They are lonely and need our help. To sum up I think that we can spend our money on new projects but we should remember one rule “we are people and we need each other. We need help from each other”.

Письменное высказывание с элементами рассуждения, в данном случае сочинение-высказывание мнения, оценивается по пяти критериям: содержание, организация текста, лексика, грамматика, орфография и пунктуация.

1. Соответствует ли содержание данного сочинения предложенной коммуникативной задаче? В дополнительной схеме оценивания предлагаются следующие вопросы, которые детализируют содержание данного пункта:

1.1. Есть ли вступление с постановкой проблемы? – Есть, однако, автор даже не перефразировал проблему, которая обозначена в инструкции к заданию. Более того, первая и вторая фразы вступления несут практически одну и ту же информацию (вторая фраза несколько уточняет первую).

1.2. Высказано ли мнение автора по проблеме и аргументировано ли оно? – Мнение высказано – I think it is not right. Что касается аргументации, то она подана несколько сумбурно и не всегда логично. Идет фраза о том, что Земля нуждается в помощи правительств разных стран, но этот тезис не аргументируется и автор сразу переходит к тому, что у людей есть проблемы со здоровьем, и неизвестно, как лечить, например, рак. Отсюда, автор делает вывод о том, что люди должны заботиться друг о друге, а правительство тратить деньги на жизненные проблемы (life’s troubles.). Далее идет перечисление проблем, которыми должны заняться правительства: дедушки и бабушки, забота о природе, бедности, брошенные дети. Аргументация слабая или ее нет, и сами проблемы плохо сформулированы.

1.3. Представлены ли в сочинении другие точки зрения и объяснение, почему автор с ними не согласен? – В сочинении не представлена другая точка зрения по этой проблеме и отсутствует аргументация по несогласию с ней.

1.4. Есть ли заключение с выводом? – Заключение есть, однако оно несколько противоречит содержанию вступления и основной части, так как если раньше говорилось о том, что нужно тратить деньги на людей и природу, то в заключении делается вывод, что можно тратить деньги на новые проекты (не понятно какие) и что мы должны помогать друг другу. Вторая часть заключения никак не связана с коммуникативным заданием. Таким образом, коммуникативная задача выполнена только частично, и содержание сочинения может быть оценено в 1 балл.

Второй критерий оценивания сочинения – организация текста. Основной вопрос:

“Соответствует ли организация текста общепринятым правилам?” необходимо детализировать, а именно:

2.1. Есть ли деление на абзацы и правильно ли оно осуществлено? К сожалению, автор не выделил абзацы.

2.2. Логично ли сочинение и правильно ли использованы средства логической связи: выстраиванию логичности препятствует отсутствие абзацев, использование средств логической связи минимально.

В целом, по данному критерию будет поставлен 1 балл.

Третий критерий, по которому оценивается письменное высказывание с элементами рассуждения – лексика. Оценивая работу по данному критерию, эксперт должен ответить на следующие вопросы:

3.1. Соответствует ли лексика поставленной коммуникативной задаче? В целом, соответствует.

3.2. Достаточен ли словарный запас, насколько он разнообразен, соответствует ли высокому уровню? – В целом, да. Словарный запас относительно разнообразен, однако наблюдаются неоправданные повторы слов и словосочетаний, например “take care”, “need”, “think”.

3.3.Соблюдает ли автор правила словообразования, словосочетаемости (collocations) правильно ли употреблены слова в конкретном контексте и влияют ли ошибки (если они имеются) на понимание содержания? – В данном сочинении наблюдаются ошибки по употреблению слов в конкретном контексте, в словообразовании. Одна ошибка, а именно, в предложении: “People have a lot of problems in medicine” может повлиять на понимание содержания, так как автор имеет ввиду не медицину в целом, а проблемы со здоровьем. Ряд ошибок носит лексико-грамматический характер и может быть отнесен как к лексике, так и к грамматике, например, предлоги.

Если мы отнесем лексико-грамматические ошибки к лексике, то в этом случае лексика может быть оценена на 1 балл.

Четвертый критерий, по которому оценивается письменное высказывание с элементами рассуждения, – грамматика. Оценивая ответ по данному критерию, эксперт должен ответить на следующие вопросы:

1.1. Уместен ли выбор использования грамматических средств в соответствии с целью высказывания? – В целом, да.

1.2. Насколько разнообразны грамматические средства и соответствуют ли их сложность высокому уровню? – Грамматические средства довольно однообразны и не полностью соответствуют высокому уровню. Автор часто использует однотипные грамматические конструкции, например, с should.

1.3. Насколько правильно и точно использованы грамматические средства? – Наблюдаются ошибки в нескольких разделах грамматики, например, в порядке слов, в сложноподчиненных предложениях, употреблении неопределенных местоимений, неисчисляемых существительных. Однако, в целом, данные ошибки не влияют на понимание содержания.

По данному критерию ответ может быть оценен на 2 балла.

По пятому критерию – орфография и пунктуация – работа будет оценена в 1 балл (максимальный балл – 2), так как есть ошибки в орфографии и пунктуации (нет запятой после For example).

Таким образом, сочинение в целом может быть оценено на 6 баллов.

Анализ типичных ошибок, допущенных при выполнении заданий в разделе “Письмо”, позволяет сформулировать следующие общие рекомендации для подготовки учащихся к сдаче ЕГЭ по английскому языку:

1. Следует знакомить учащихся с разными видами заданий по письму, обсуждать специфику коммуникативной задачи определенного типа и вытекающие из этой коммуникативной задачи особенности каждого вида.

2. Необходимо научить учащихся внимательно читать инструкцию к заданию, извлекать из нее максимум информации, видеть коммуникативную задачу и формальные ограничения (рекомендуемое время выполнения, требуемый объем).

3. Рекомендуется тренировать учащихся в выполнении письменных заданий разного объема, чтобы они были готовы написать работу в соответствии с объемом, указанным в тестовом задании. Недостаточный объем письменного высказывания, как и значительное превышение заданного объема, ведут к снижению баллов.

4. Для овладения умениями письменной речи следует учить школьников анализировать свои собственные работы и редактировать их в нужном направлении.

5. Перед началом работы учащиеся должны уметь отобрать материал, необходимый для полного и точного выполнения задания в соответствии с поставленными коммуникативными задачами, а после написании работы уметь проверить ее и с точки зрения содержания, и с точки зрения формы.

6. Необходимо также определить стиль (официальный, неофициальный) в зависимости от адресата и вида задания и придерживаться его на протяжении всего текста.

При выполнении задания С1 (личное письмо) следует обращать внимание учащихся на следующие аспекты:

2. При ознакомлении с текстом-стимулом учащиеся должны уметь выделить главные вопросы, которые следует раскрыть в работе и наметить для себя план своего ответного письма.

Для успешного выполнения задания С2 (письменное высказывание с элементами рассуждения) надо иметь в виду следующее:

1. В действующих КИМ предлагаются два типа заданий: высказать собственное мнение по определенной проблеме и высказать аргументы “за” и “против” определенной точки зрения. Учащиеся должны понимать, в чем эти два типа сочинений близки и чем они различаются, и соответственно строить свой текст.

2. В инструкциях к заданиям предлагается самый общий план письменного высказывания, который учащиеся должны уметь конкретизировать в соответствии с предложенной темой. Необходимо вырабатывать умение планировать письменное высказывание и строить его в соответствии с планом. При этом вступление и заключение не должны быть больше по объему, чем основная часть.

3. Следует также помнить, что для письменной речи характерно деление текста на абзацы, которые отражают логическую и содержательную структуру текста.

Критерии оценивания выполнения заданий С1 и С2 раздела “Письмо”

Баллы	Содержание	Организация текста	Лексика	Грамматика	Орфография и пунктуация
	К1	К2	К3	К4	К5
3	Задание выполнено полностью: содержание отражает все аспекты, указанные в задании; стилевое оформление речи выбрано правильно, с учетом цели высказывания и адресата; соблюдены принятые в языке нормы вежливости.	Высказывание логично; средства логической связи использованы правильно; текст правильно разделен на абзацы; формат высказывания выбран правильно.	Используемый словарный запас соответствует поставленной задаче; практически нет нарушений в использовании лексики.	Используются грамматические структуры в соответствии с поставленной задачей. Практически отсутствуют ошибки.
2	Задание выполнено: некоторые аспекты, указанные в задании, раскрыты не полностью; имеются отдельные нарушения стилевого оформления речи; в основном соблюдены принятые в языке нормы вежливости.	Высказывание в основном логично; имеются отдельные недостатки при использовании средств логической связи; имеются отдельные недостатки при делении текста на абзацы; имеются отдельные нарушения формата высказывания.	Используемый словарный запас соответствует поставленной задаче, однако встречаются отдельные неточности в употреблении слов либо словарный запас ограничен, но лексика использована правильно.	Имеется ряд грамматических ошибок, не затрудняющих понимание текста.	Орфографические ошибки отсутствуют. Текст разделен на предложения с правильным пунктуационным оформлением.
1	Задание выполнено не полностью: содержание отражает не все аспекты, указанные в задании; нарушения стилевого оформления речи встречаются достаточно часто; в основном не соблюдаются принятые в языке нормы вежливости.	Высказывание не всегда логично; имеются многочисленные ошибки в использовании средств логической связи, их выбор ограничен; деление текста на абзацы отсутствует; имеются многочисленные ошибки в формате высказывания.	Использован неоправданно ограниченный словарный запас; часто встречаются нарушения в использовании лексики, либо некоторые из них могут затруднить понимание текста.	Либо часто встречаются ошибки элементарного уровня, либо ошибки немногочисленны, но затрудняют понимание текста.	Имеется ряд орфографических и\или пунктуационных ошибок, которые незначительно затрудняют понимание текста.
0	Задание не выполнено: содержание не отражает те аспекты, которые указаны в задании или не соответствует требуемому объему	Отсутствует логика в построении высказывания; формат высказывания не соблюдается.	Крайне ограниченный словарный запас не позволяет выполнить поставленную задачу.	Грамматические правила не соблюдаются.	Правила орфографии и пунктуации не соблюдаются.

Примечания: Критерий “Орфография и пунктуация” (К5) в разделе “Письмо” оценивается по шкале 0 – 2 балла. Эксперты оценивают выполнение заданий С1 по критериям К1 и К2. Задание С2 оценивается по критериям К1 – К5. При получении экзаменуемым 0 баллов по критерию «Содержание» все задание оценивается в 0 баллов.

Письмо подготовлено членами федеральной предметной комиссии по иностранным языкам

д.фил.н. М.В. Вербицкой и к.фил.н. К.С. Махмурян

Есина Л.В.

Официально-деловой стиль является одним из функциональных стилей современного русского литературного языка. Он представляет собой набор языковых средств, которые используются исключительно в сфере официально-деловых отношений.

Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официальноделовой речи. Также данный стиль общения применяется при оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни страны.

Существует ряд обстоятельств, когда хранение письменной информации не только желательно, но и необходимо. Это утверждение относится именно к официально-деловому стилю общения. Деловая речь реализуется в виде письменных документов, построенных по особым правилам. Содержание разговора можно забыть, неправильно запомнить, неверно понять и даже намеренно исказить. Но если текст сохранился в письменном виде и зафиксирован по этим особым правилам, то любой человек, использующий этот текст, может быть уверен в точности содержащейся в нем информации.

Регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу называется документирование. В деловом общении документирование имеет особое значение.

Действительно, если человек ссылается на какую-либо устную договоренность или устное распоряжение, то его слова могут быть опровергнуты или подвергнуты сомнению. Но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Результатом документирования является создание документа. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяют общие и специальные. К общим функциям документа относятся такие функции, как:

• коммуникативная функция - документ представляется как средство связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
• информационная функция - главная задача документа выражается в сохранении информации;
• социальная функция - документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;
• культурная функция - документ выступает как средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития
  цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

К специальным функциям документа относятся:

• правовая функция - документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может быть любой документ;
• управленческая функция - документ выступает в роли инструмента управления; этой функцией наделены так называемые
  управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;
• функция исторического источника - документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Перечисленные функции определяют общие требования к документу. В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом - ГОСТ Р6.30 - 97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

К официально-деловому письму предъявляются особые требования. Данные требования в свою очередь определяются условиями делового общения, к которым ним относятся такие, как официальный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность. Указанные требования лежат в основе такого понятия, как культура официальной переписки, формирование которого связано с освоением мирового опыта составления и оформления деловых писем.

Итак, можно выделить следующие стандартные требования или основные черты делового стиля общения:

• точность изложения информации;
• стандартизация и унификация языковых и текстовых средств;
• официальность и строгость языка и стиля делового письма;
• лаконичность и достаточность информативного содержания;
• логичность, объективность и структурированность изложения.

Теперь поговорим более подробно о каждой составляющей. Функция социальной регламентации, которая играет самую важную роль в официально-деловой речи, предъявляет к соответствующим текстам требование однозначности прочтения. В связи с этим для каждого текста должна быть характерна такая точность изложения информации, которая не допускала бы возможность различных толкований.

Официальный документ будет выполнять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно. Именно этой целью определяются собственно лингвистические черты официально-деловой речи, а также ее композиция, рубрикация, выделение абзацев и проч., т. е. стандартизированность многих деловых документов. А это в свою очередь одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи. Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП). Именно стандартизация и унификация в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.

Достаточно вспомнить квитанцию об оплате жилищно-коммунальных услуг, листок по учету кадров и т.п. Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Под предметной точностью подразумевается точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т. е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице.

Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение «Умышленно неверно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные); или отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения: «Способствующий, помогающий чему-либо.; удобный для чего-либо», например: благоприятный момент, благоприятные условия; «Хороший, одобрительный», например: благоприятный отзыв. Следовало написать: отказать под благовидным предлогом).

Коммуникативная точность - это точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад.

Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать: ...с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: «Вступать в знакомство с кем-либо»; «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении «Получать сведения, приобретать знания о чем-либо». В результате данное предложение должно выглядеть следующим образом: Следует ознакомиться с выводами комиссии, работавшей год назад.

Под официальностью и строгостью делового письма понимается максимально строгое и сдержанное изложение информации. Это, в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (например, разговорно-просторечной лексики или междометий), образных средств или слов, употребляемых в переносном смысле. Это противоречило бы требованию точности деловой речи. Также деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Данное обстоятельство отвечает требованию достоверности или объективности информации.

Одной из отличительных черт деловых писем является лаконичность написания текста. Письмо не должно превышать объема одной или двух страниц, иначе восприятие информации затруднится. Лаконизм сочетается в деловых письмах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован.

Эти и некоторые другие особенности характеризуют канцелярский подстиль официально-делового стиля. Все эти специфические (и
текстовые, и языковые) черты официально-делового стиля закреплены в ГОСТах и руководствах, что обеспечивает высокий уровень стандартизации и унификации текстов деловой документации.

Каждый из нас хотя бы раз в жизни (а зачастую гораздо чаще) сталкивается с необходимостью составить официально-деловое письмо, например, подать заявление, составить доверенность и т. п. Но при этом каждый раз мы испытываем трудности, связанные со знанием (или, вернее, незнанием) формы документа. Таким образом, выясняется, что содержание культуры речи применительно к деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора языковых средств, но и выбора правильной формы документа.

Первое, с чем мы сталкиваемся при составлении делового письма - это выбор жанра документа. Этот выбор напрямую зависит от характера сложившейся официально-деловой ситуации, которая заставляет Вас составить деловое письмо. Эта ситуация и диктует выбор соответствующего документа: если вам необходимо о чем-то просить какую-либо организацию (руководство этой организации), нужный документ оказывается заявлением; если вы проделали для этой организации какую-то работу и хотите, чтобы вам ее оплатили, это будет счет и т. д.

Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы соответствующего документа. Форма документа понятие сложное. Под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема - их взаимосвязь, последовательность и расположение. Приведем самые распространенные в нашей жизненной практике формы документов. Первый из них - заявление.

Составные части этого вида документов в их последовательности выглядят следующим образом: наименование адресата; наименование заявителя; наименование документа, формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации; дата и подпись.

Другим распространенным жанром делового документа является доверенность. Доверенность - это поручение или передача кому-либо определенных действий или прав доверителя. Форма данного документа также как и заявления достаточно трафаретна и имеет следующий вид: наименование документа; наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав; дата и подпись.

При этом доверенность получает юридическую силу только тогда, когда подпись доверителя заверена какой-либо организацией - подписью должностного лица и печатью организации.

Например:

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Андреева Светлана Федоровна, проживающая по адресу: г. Сыктывкар, ул. Советская, д. 76, кв. 382, паспорт (серия, номер, выдан...) доверяю Надеждиной Анне Петровне, проживающей по адресу: г. Сыктывкар, ул. Валовая, д. 76, кв. 251, паспорт (серия, номер, выдан...) заключение договора с издательством «Детская литература» от моего имени.

8.4.2007 Андреева

Иногда в деловой жизни применяются такие виды документов как типовые тексты и текстытрафареты. Это наименее трудоемкий способ составления официального письма, который применим лишь для передачи однотипной повторяющейся информации. Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения.

Типовой текст - это как бы образец текста, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называется типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т. д.

Текст-трафарет передает информацию в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов - бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмахприглашениях, письмах-заявках и т. д. Трафаретным способом оформляются тексты договоров, соглашений, контрактов. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов. Кроме того, трафаретный способ составления документов сводит к нулю возможность нескольких толкований текста.

В современной жизни в условиях жесткой конкуренции на рынке труда людям все чаще приходиться заниматься саморекламой, т.е.
составлять резюме. Данное обстоятельство привело к тому, что резюме сегодня также можно отнести к особой форме делового документа.

Резюме - это «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность». В отличие от служебной анкеты, требующей лишь заполнения пустых граф, составление резюме является творческим процессом.

Поэтому не существует единого стандарта или жестких форм для его написания, хотя есть некоторые общие требования для составления резюме. К таким требованиям относятся:

• личные данные автора (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейное положение);
• адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов (можно указать e-mail);
• наименование вакансии, на которую претендует составитель резюме;
• перечень мест работы и (или) учебы в хронологическом порядке (начиная с последнего места работы), с указанием полного
  официального наименования организации, срока работы, наименование занимаемой должности (наименование учебной специальности);
• дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная переподготовка);
• прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: иностранные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);
• отличия и награды, ученые степени (раздел не является обязательным);
• интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельности соискателя (раздел не является обязательным);
• рекомендации (сведения о рекомендациях);
• дата написания резюме;
• подпись составителя.

При оформлении резюме следует учитывать следующие рекомендации. Заголовок (слово резюме) обычно не указывается. Вместо него указывают фамилию, имя и отчество, дату и место рождения претендента. Фамилию рекомендуют писать заглавными буквами, чтобы она хорошо читалась.

Приведенные формы документов являются текстовыми нормами официально-делового языка, регламентирующими построение текста документа. Текстовые нормы регулируют закономерности информационной структуры и правила составления деловых документов, т.е. определяют семантическую и формальную организацию текста документа и его частей.

После выбора формы документа наступает самая сложная часть работы - наполнение этого документа информацией. С переходом к изложению содержания делового текста возрастают возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела - и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: выбора лексики и лексических формул для составления делового письма и выбора грамматических средств - главным образом синтаксических конструкций делового текста.

Итак, языковые нормы официально-делового стиля включают следующие составляющие:

• грамматические нормы;
• синтаксические нормы;
• лексические нормы.

Каждый их перечисленных языковых аспектов достоин подробного рассмотрения. Грамматические нормы достаточно многообразны и имеют некоторые нюансы. В области морфологии для деловой речи характерно преобладание отглагольных существительных для называния действий, особенно название. В официально-деловом стиле таких существительных больше чем в других стилях. Так, в деловом письме принято писать оказание помощи, предоставление жилплощади, обслуживание население, пополнение бюджета, принятие мер и т.д. (в обычной речи это будет выглядеть следующим образом: оказать помощь, предоставить жилплощадь, пополнить бюджет и т.д.).

Также в деловой речи широко используются сложные отыменные предлоги. Как правило, они употребляются либо с родительным (чего?), либо с дательным (чему?) падежами. Например: по линии, на предмет, во избежание, по достижении, по возвращении, в силу, при условии, применительно к, согласно, по, соответственно, вопреки и др.

Предложные сочетания с временным значением - «после чего-нибудь» (род. п.) - пишутся на конце с и: по окончании школы, по истечении срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из командировки, если в их состав входит предлог «по».

Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога «до» имеют на конце - я (род. п.): до истечения пятидневного срока, до принятия решения, до завершения срока реконструкции. Этому же падежному принципу подчиняются и так называемые языковые формулы. Это устойчивые, как правило, шаблонные языковые обороты, позволяющие с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. Языковые формулы позволяют ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания: формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т. д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.

К таким языковым формулам, закрепленным за одной грамматической падежной формой, относятся: в подтверждении (чего?) нашей договоренности, в порядке оказания (чего?) помощи, согласно (чему?) принятому ранее решению, исходя из (чего?) имеющейся потребности, в соответствии с (чем?) письмом заказчика и др. Наряду с канцеляризмами-фразеологизмами (принять во внимание, принять к сведению, поставить на голосование, довести до сведения и т.п.) такие словосочетания создают жесткий текстовой каркас, проявляющийся во взаимообусловленности текстовых частей и фрагментов предложения.

Кроме языковых моделей, отражающих те или иные ситуации делового общения, существуют также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем: наилучший результат...; наименее сложный...; наиболее важный...; произвести проверку...; создать необходимые условия...; руководтво считает возможным...; организация не возражает...; обеспечить выполнение...; оптимальное решение...; вероятные сроки...; подтвердить получение...; сообщить данные...; подготовить к отправке...; в сложившихся обстоятельствах...; в дополнение к вышеуказанному... и т. д.

К грамматическим нормам делового стиля также относят унификацию грамматической структуры словосочетания и словоформы. Выбранный вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста.

Например, в тексте приказа каждый пункт начинается с указания адресата в дательном падеже - «кому?», а затем «что исполнить?»: Начальнику финансового отдела Бодряковой М. С. начислить премию Большову С. Д. в размере оклада за работу в выходные дни в период с 10.01.06 г. по 10.02.06 г.

Главному менеджеру редакционно-издательского отдела Чеснову Д. Г. подготовить к выпуску рекламный материал

Грамотность - это одно из важнейших качеств деловой речи, обусловливающее эффективность делового общения. Грамотность подразумевает не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, но и разграничение сфер использования языка. Современный русский язык обладает большим количеством вариантных форм. Одни преобладают в книжно-письменных стилях речи, другие - в разговорно-бытовой речи. В официально-деловом стиле используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации.

Однако существует масса ошибок из-за неправильного выбора формы слова, нарушения в структуре словосочетания, предложения. Одной из самых распространенных ошибок является использование в письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на -а /-я вместо нормативных на -ы /-и. Так, в разговорной речи люди говорят договора, инструктора, корректора и др. Тогда как при составлении делового письма необходимо использовать иные формы данных слов: договоры, инструкторы, корректоры. Особо нужно сказать о форме «договор - договора». Эта грамматическая норма связана с ударением, которое в разговорном варианте обязательно падает на первый слог. На практике же мы часто встречаемся со смешением форм «договор» и «договора», что противоречит всякой логике. Нередко наблюдается колебание при выборе нужной формы мн. ч. существительных в родительном падеже: килограммов/килограмм. С

Следует помнить, что форму с нулевым окончанием имеет следующая группа существительных:

• названия воинских групп (солдат, кадет, партизан);
• названия парных предметов - ботинок, сапог, чулок (но носков);
• названия национальностей, территориальной принадлежности (армян, башкир англичан, болгар южан, киевлян);
• названия единиц измерения (ампер, вольт, ватт, аршин, микрон, рентген, нограммов, килограммов).

Наиболее велико число синтаксических особенностей деловой речи. Это связано с наличием набора готовых синтаксических конструкций, представляющих собой отработанные конструктивные средства для выражения стандартных элементов смысла. Можно выделить ряд моделей синтаксических конструкций и вариантов их реализации, например: Доводим до Вашего сведения или Напоминаем, что..., Просим + инфинитив; Направляем или Гарантируем + дополнение в винительном падеже.

Следует помнить о синтаксических особенностях построения словосочетаний. Так, большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: контроль - возлагается; приказ - издается; цена - устанавливается; задолженность - погашается; счет - выставляется (оплачивается); рекламация (претензия) - предъявляется; платеж - производится; оплата - производится (гарантируется); порицание - выносится; должностные оклады - устанавливаются; договоренность - достигается; кредит выделяется и т. п. - глагольные сочетания; цены - низкие, высокие; доводы - веские; скидки - значительные, незначительные; необходимость - настоятельная; сотрудничество - взаимовыгодное, плодотворное, успешное; расчеты - предварительные, окончательные; рентабельность - высокая, низкая и т. п. - именные сочетания.

При написании делового письма предпочтение отдается страдательным конструкциям, нежели действительным. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма действительного залога (Завод «Металлист» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности и т. п.).

В деловой письменной речи преобладают простые предложения. Такие предложения содержат достаточно большой объем информации и рассчитаны на повторное прочтение. Предложение в деловой письменной речи часто осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Оно может занимать (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) целый абзац, а иногда - страницу.

Активно используются пассивные конструкции, как и в научной речи, большое место занимают сложноподчиненные предложения с придаточным условием:

«Порядок ведения заседания и исследования дополнительных доказательств, если они были представлены в апелляционную инстанцию, определяется председательствующим. По общему правилу вначале заслушиваются объяснения лиц, участвующих в деле, и их представителей. Сначала выступает лицо, подавшее апелляционную жалобу, и его представитель. В случае обжалования решения обеим сторонам первым выступает истец» (Хозяйство и право. 1997. № 1).

Строгая логика и точность изложения определяют последовательность действий в представленной ситуации. Данный текст исполняет роль регламента и устанавливает порядок процедуры рассмотрения апелляционной жалобы. Не меньшее внимание уделяется порядку слов в предложении. В деловой речи преобладает прямой порядок следования главных членов предложения - подлежащее - сказуемое (приказ издается); вынесение обстоятельства или дополнения на первое место служит их подчеркиванию; место согласованного определения - перед определяемым словом (кредитные отношения), а несогласованного - после определяемого слова (актуальный вопрос, оптовый рынок; вопрос первостепенного значения, рынок оптовой продукции); место обстоятельства степени - перед прилагательным, а дополнения - после него; место дополнения - после глагола, в порядке «прямое - косвенное» (передать + что + кому); место обстоятельства образа действия (наречий на -о, -е), меры и степени, причины и цели - перед глаголом-сказуемым (если на них не падает логическое ударение), а обстоятельств образа действия, выраженных иначе, - позади глагола.

В безличных предложениях и пассивных конструкциях первую позицию вместо подлежащего занимает, как правило, второстепенный член предложения. Например: По счету принято сто пятьдесят единиц готовой продукции. С порядком слов связаны и отдельные текстовые формулы, например, последовательность расположения «волеизъявление пишущего + формулировка поручения + срок».

Например: Приказываю Иванову Т. Л. представить отчет 01.05.07.

К синтаксическим особенностям можно отнести и специальное посторенние текста - имеется ввиду рубрикация. Она связана с делением текста на пункты и подпункты. Обычно такое строение документа используется при составлении договоров, соглашений, контрактов. В зависимости от сложности деления выбирается одно-, двух- или трехзначное обозначение пункта или подпункта (1.1; 1.1.1; 1.2; 1.1.2).

Выбор варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простых текстах используются однотипные знаки - арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей различными средствами.

Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются.

Например:
1. Общие положения.
2. Обязанности.
3. Права.

При разделении текста на рубрики каждая составная часть, соответствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (используются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления.

Например:

1. Общие положения.

1.1. Лицо, ответственное за пожарную безопасность, назначается и освобождается приказом Генерального директора.

1.2. Лицо, ответственное за пожарную безопасность, подчиняется непосредственно Генеральному директору.

При дальнейшем дроблении текста на подпункты количество знаков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться: 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3.

Заголовки и подзаголовки пунктов придают деловым текстам подчеркнуто логический, аналитический характер. Заглавие документа - неотъемлемая часть любого делового письма, которая говорит о характере или тематике документа (Приказ, Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д.). Заголовок документа несет основную смысловую нагрузку.

Только в деловой переписке не указывается название документа. Заголовок должен быть кратким и не должен превышать двух строк. В деловых письмах содержательный заголовок выносится не всегда. В ряде этикетных деловых писем и в письмах информационного характера заголовок не используется.

Однако он совершенно необходим в коммерческой переписке:
О доставке товара.
О поставке груза.
Об оплате счета.

Функционально заголовок представляет собой очень важную часть текста, которая значительно облегчает работу с документами: сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости.

С точки зрения набора реквизитов весь текст документа делится на следующие части:

• заголовочная часть документа: адрес фирмы (улица, дом, город, индекс, номер телефона и факса), вид документа (указывается не во всех документах), дата;
• основная часть документа: заголовок (располагается после реквизитов «дата» и «индекс документа» слева), непосредственно текст документа, приложение;
• оформляющая часть документа: должность и фамилия автора, его служебный телефон, подпись, печать (не всегда).

Требования к оформлению реквизитов изложены в ГОСТе 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Они распространяются на все типы документов.

Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа. Так, в официальных письмах не указывается наименование вида документа. Во всех остальных документах название указывается.

Например: Договор, Приказ, Указ и др. Деловые письма обычно пишутся на бланках.

Бланк - это фирменный лист бумаги, на котором, как правило, уже указаны реквизиты предприятия. Все остальные данные впечатываются в бланк машинописным способом и располагаются в определенном порядке. Существует два типа бланков писем организации - угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма.

Лексический состав текстов официально-делового стиля имеет свои особенности. Во-первых, это точность словоупотребления, т.е. использование слов согласно их значениям.

Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, не допускающем никаких инотолкований и двусмысленностей. И, во-вторых, это использование специальной терминологии, характерной для делового стиля. Так, в текстах данного стиля используются слова и словосочетания, которые имеют ярко выраженную функционально-стилистическую окраску, например истец, ответчик, протокол, должностная инструкция, заключение под стражу, поставка, удостоверение личности, научный
сотрудник и др., среди них значительное количество профессиональных терминов. Многие глаголы содержат тему предписания или долженствования: запретить, разрешить, постановить, обязать, назначить и проч. Следует заметить, что в официально-деловой речи наблюдается самый высокий процент употребления инфинитива среди согласных форм. Это также связано с императивным характером официально-деловых текстов.

Рассмотрим пример:
«При изучении любого международного соглашения, а в особенности соглашения об устранения двойного налогообложения, прежде всего, необходимо четко определить сферу его действия в двух аспектах:

• налоги, на которые распространяется действие соглашения;
• территории, на которые распространяется действие соглашения». (Консультант. 1997. № 24).

В данном примере можно найти следующие особенности деловой лексики: слова и словосочетания с официально-правовой окраской (международное соглашение, двойное налогообложение, налоги); выражающее долженствование словосочетание необходимость определить; а также можно выделить такие черты делового текста, как строгость выражения мысли, беспристрастная констатация, полная безличность изложения.

Использование специфических терминов накладывает на автора дополнительные обязательства. Автору необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только ему, но и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

• дать официальное определение термина, например: факторинг - продажа права на взыскание долгов;
• уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например: ... невыполнение договора вызвано
  форсмажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);
• убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Восприятие текста также может затруднить неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка - немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: апеллировать вместо обращаться; паблисити (PR) вместо реклама, прерогативы вместо исключительное право; эксклюзивный вместо исключительный и т.п.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). В деловом письме следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем, не настоящим акт составлен, а акт составлен; не каковой, а который; не вышепоименованный, а указанный выше.

Для делового языка характерны сложные слова, образованные от двух и более слов: квартиросъемщик, работодатель, материальнотехнический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т. п. Образование таких слов объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования. Этой же цели служат словосочетания «неидиоматического» характера, например высшее учебное заведение, налоговая декларация, акционерное общество, жилищный кооператив и др. Однотипность подобных словосочетаний и их высокая повторяемость приводит к клишированности используемых языковых средств, что придает текстам официально-делового стиля стандартизованный характер.
Для официального документа важна юридическая сущность, поэтому предпочтение отдается родовым понятиям, например, прибыть (приехать, прилететь, прийти и т.д.), транспортное средство (автобус, самолет, «Жигули» и т.д.), населенный пункт (деревня, город, село и т.д.) и др. Если в тексте надо упомянуть имя человека, то для этого используются имена существительные, обозначающие лицо по признаку, обусловленному каким-либо отношением или действием (патологоанатом Антипов Т.Н., свидетель Столяров Т.П., ректор университета Сергеева Е.И. и т. п.).

Используя в деловом письме какие-либо прилагательные, следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.

К терминам официально-делового стиля относят также большой пласт номенклатурной лексики, которая довольно часто фигурирует в деловых письмах.

К такой лексике принадлежат:

• номенклатура должностей (генеральный директор, менеджер по рекламе, финансовый директор и др.);
• номенклатура наименований (ООО «ВЕК», ИП Мельников, ФСБ, ЧОП «Дружба» и др.);
• номенклатура товаров (бензин Л-76, станки с ЧПУ, ЗИЛ-130 и др.).

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, наиболее часто используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, текстовые обозначения и т.д. Все сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

• на протяжении всего документа сокращения должны быть одинаковыми. Нельзя сокращать одно и то же слово или словосочетание по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно;
• не допустимо применять сокращение в тексте, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы; нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения;
• нельзя сокращать слова до одной буквы, кроме случаев традиционных текстовых сокращений. Например: г. (год), г. (город), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др. Также к официально-деловой терминологии можно отнести различные аббревиатуры. В деловых текстах используют всевозможные сокращения номенклатурных знаков различного свойства.
• названия известных правовых актов: УГ (Уголовный кодекс), ГК (Гражданский кодекс);
• наименования организаций: МВФ (Международный валютный фонд), ЦБР (Центральный банк России);
• названия, указывающие на форму собственности предприятия, входящие в качестве классификатора в названия предприятий: ООО (Общество с ограниченной ответственностью), ОАО (Открытое акционерное общество);
• названия должностей: ИО - исполняющий обязанности;
• названия технических приборов: АСУ (автоматическая система управления), КПД (коэффициент полезного действия.).

Кроме профессиональных терминов в деловых письмах часто используется так называемая процедурная лексика. Это лексика с обобщенным значением, которая в тексте документа представляет конкретное действие, предмет или признак в официально-правовой интерпретации. Так, в деловой речи применяются следующие общие выражения: нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул, явка на работу в нетрезвом виде и т.д.), срыв графика поставок (задержка в пути, несвоевременная отгрузка товара и т.д.), нести ответственность (подвергаться в случае нарушений штрафам, материальным взысканиям, уголовному преследованию и т.д.). К процедурной лексике можно отнести и некоторые обобщенные понятия: предприятие (фирма, концерн, холдинг, картель, синдикат), товар (консервы, термосы, автомобили, обувь и т.д.).

Термины, процедурная лексика и номенклатурная лексика составляют основную стилеобразующую лексику языка документов. Они используются параллельно в тексте документов, дополняя друг друга (в договорах обычно применяются термины и процедурная лексика, в приложениях к договорам - номенклатурная лексика).

Как уже упоминалось, важнейшей особенностью деловой лексики является то, что слово в тексте необходимо использовать только в одном возможном значении. Однозначность контекстного употребления обусловлена тематикой документа. Однако незнание или неточное знание лексического значения слов влечет за собой массу ошибок, которые затрудняют восприятие текста документа или даже искажают его смысл.

Одной из самых распространенных ошибок является не различие слов-паронимов (близкие по звучанию, но различающиеся по значению слова). К таким словам относятся: гарантийный - гарантированный, представить - предоставить, эффектный - эффективный, проводить - производить, экономный - экономичный, страховщик - страхователь и т.д.

Например, следует различать:

• гарантированный отдых (обеспеченный чем-либо) - гарантийный талон (служащий гарантией);
• представить коллективу нового сотрудника (предъявить, показать) - предоставить справку (отдать что-либо в пользование,
  распоряжение);
• проводить митинг (осуществлять что-либо) - производить консервы (вырабатывать, изготавливать что-либо).

Неумение использовать слова-синонимы также может привести к смысловым нарушениям в текстах документов. Например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Следует писать - соорудить спортивную площадку, воздвигнуть памятник, построить дом. Неправильное написание: воздвигнуть гараж, построить дворец, соорудить башню.

Приведенные примеры ошибок далеко не единственные промахи, которые допускают составители деловых писем. Такие ошибки, как неправильный порядок слов в предложении, смещение структуры простого и сложного предложения, неумение использовать причастные и деепричастные обороты, нарушение лексических норм в устойчивых и терминированных словосочетаниях, тавтология и многие др., зачастую приводят к негативным последствиям, т.е. к затруднению восприятия документа, а в худшем случае к неверному толкованию смысла изложенной информации.

Таким образом, становится ясно какую колоссальную роль играют языковые нормы при составлении деловых документов. Невнимание к основным нормам приводит сегодня к «загрязнению» официально-делового языка, который имеет или имел вековые традиции.

В письменном деловом общении большую роль играет деловой этикет, который является важнейшим инструментом в достижении коммуникативной цели. Деловой этикет проявляется в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. В деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер.

Важным элементом делового письма является обращение к адресату. Привлечь его внимание и главное заинтересовать - основная задача обращения. Обращение - обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время оно нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.

Уважаемый господин...(фамилия)!
Уважаемая госпожа... (фамилия)!
Уважаемые господа!

Приведенные примеры являются наиболее общими формулами обращения. Однако существуют некоторые нюансы, которые следует учитывать при обращении к деловому партнеру:его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства.

Существуют негласные правила делового этикета, которые необходимо соблюдать в деловой переписке. К таким правилам можно отнести следующие аспекты:

• при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. обычно используют форму выражения от первого лица множественного числа: Представляем на рассмотрение и утверждение новый законопроект... Предлагаем Вашему вниманию новую книгу Воронцовой Д.Л. «Окно» ...
  Просим сообщить о возможности приобретения торгового оборудования...;
• в письмах конфиденциального содержания и в документах, оформленных на бланках должностных лиц, используется формула обращения от первого лица единственного числа: прошу, предлагаю, приглашаю;
• нельзя начинать письмо словами отказа. Более вежливо сначала изложить мотивы принятого решения (Наша фирма вынуждена отказаться от сотрудничества в связи с завышенными ценами на продукцию, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе);
• не рекомендуется намекать деловому партнеру на его невнимательность и навязывать ему заранее спланированный исход какого-либо вопроса (Прошу внимательно рассмотреть данное предложение…; Надеемся на благоприятный исход нашего дела…);
• если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна
  быть заключительная формула вежливости: С уважением;
• не тактично употреблять в письмах слова «срочно», «незамедлительно» тем самым, подталкивая адресата к спешке в принятии решения. Более приемлемыми могут быть выражения: Прошу Вас ответить до такого-то числа; Убедительно просим сразу же сообщить о своем решении.

Составление делового документа - задача не из легких. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Невозможно написать деловое письмо, не зная текстовых и языковых норм официально-делового стиля. Для того, чтобы уметь грамотно составлять официальные документы, надо как можно больше практиковаться в написании деловых писем, а главное, необходимо учиться и еще раз учиться этому нелегкому искусству.

Список используемых материалов:

Колтунова М.В. Деловое письмо. Что нужно знать составителю. М., 1999.

Рогожин М.Ю. Документы делового общения. М., 1999.

Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма. 250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 1994.

Статья подготовлена при содействии агентства деловой литературы «АЙ ПИ ЭР МЕДИА»